Em um cenário de pequenos empresários em expansão, como o atual, ainda vemos muitas tarefas operacionais sendo executadas manualmente. Adotar um sistema de gestão empresarial torna a sua empresa muito mais sustentável e queremos que você comece a considerar isso.
Ações como a emissão de notas fiscais, boletos, controle financeiro, gestão de estoque comprometem muito o dia a dia de um time. É por isso que reduzir o tempo de operação da sua equipe e otimizar as tarefas é tão importante.
Neste post queremos mostrar para você as vantagens de utilizar um sistema de gestão empresarial e como você pode contratar essa ferramenta sem erro. Dá uma olhada!
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O que é um sistema de gestão empresarial
Sistema de gestão empresarial é um programa que administra todas as tarefas – ou a maioria delas – que são executadas dentro de uma empresa.
A partir do ERP é possível automatizar ações, permitindo que elas aconteçam sem a necessidade do trabalho manual de um funcionário.
Um bom exemplo são os programas emissores de notas fiscais. Se você tem um negócio e adota essa ferramenta, não precisa mais que alguém faça o preenchimento e a emissão da nota após a compra de um cliente. Com os dados cadastrados no sistema, o documento fiscal é, automaticamente, gerado e enviado para o e-mail que consta no banco de dados.
Essa é apenas uma das funções que podem ser melhoradas com um sistema de gestão de negócios. Dependendo da ferramenta contratada, você consegue administrar a empresa por completo! Com isso sobra muito mais tempo para pensar em novas estratégias de venda e fazer o seu negócio crescer mais a cada dia.
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Principais tipos de sistema de gestão para empresas
São dois os tipos de sistema de gestão empresarial utilizados atualmente: ERP e CRM. Vamos conhecê-los individualmente.
ERP
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento de Recursos da Empresa.
Com o ERP você consegue fazer o controle e planejamento financeiro da empresa com muito mais eficiência. Ele também administra a parte fiscal, gerando todos os dados necessários para que você fique em dia com tributos.
A partir do ERP é possível:
- gerar um banco de dados com informações de todos os colaboradores;
- acompanhar o faturamento de compras;
- controlar as tarefas administrativas;
- registrar a entrada de dinheiro e a origem de cada uma delas;
- controlar o pagamento de despesas;
- controlar os tributos e registrar os pagamentos de cada um deles.
Dependendo da ferramenta, dá para gerir muitas outras tarefas administrativas. Podemos dizer que o ERP é um software que funciona como um gerente do negócio.
CRM
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, que em português significa Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Se o ERP ajuda a administrar as tarefas da empresa, o CRM controla todas as atividades relacionadas ao cliente.
Com o CRM você consegue acompanhar os seus leads, desde o primeiro contato. Sendo assim, estratégias relacionadas com o funil de vendas são metrificadas até que essa pessoa se torne um cliente fidelizado.
É muito comum que pequenos empresários adotem planilhas para realizar essa gestão. Você até consegue manter um banco de dados atualizado, mas não tem como gerar relatórios muito claros, que mostram quão próximo você está do seu consumidor.
Quando começar e pensar em um sistema de gestão empresarial?
Você não precisa contratar um sistema de gestão logo no início, caso não tenha um orçamento para isso. Dá para gerir tranquilamente toda a empresa no primeiro momento.
Só que é preciso atenção e percepção para entender quando uma ferramenta se faz necessária.
A nossa dica é: desde o primeiro momento, pense em criar uma reserva para o sistema de gestão. Dessa forma, quando a necessidade chegar, o seu financeiro não será tão afetado e você pode contratar uma ferramenta mais completa.
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Como escolher um sistema de gestão empresarial
Agora que você entendeu bem o que é um sistema de gestão empresarial e quais os principais tipos, é fundamental que entenda como escolher uma ferramenta que vai realmente ajudar.
Hoje o mercado oferece inúmeros softwares com a promessa de gerir o seu negócio. No entanto, nem todos se encaixam para qualquer empresa. Fique atento a alguns pontos.
Pense no custo-benefício
Nem o mais caro e nem o mais barato. Pense no que apresenta o melhor custo-benefício para o seu negócio.
Implantar um gestor empresarial requer alguns investimentos, então veja qual trará mais solução em médio e longo prazo. Nunca acredite em milagres.
Ferramentas não são solucionadoras imediatas de problemas. Elas ajudam na estruturação das tarefas, mas leva tempo para os primeiros resultados serem notados.
Avalie as funcionalidades disponíveis
Também é válido entender se as funcionalidades disponíveis o software de gestão atendem as necessidades específicas do seu negócio. Por exemplo, se reduzir a inadimplência é uma prioridade para o seu negócio, vale a pena investir em uma opção que ofereça um sistema de cobranças eficiente.
Analise a praticidade de uso
Não adianta ter um super software se ninguém da sua equipe consegue manuseá-lo bem. Considere contratar uma ferramenta que tenha bons painéis, informações claras e acessibilidade facilitada.
Evite softwares com muitos códigos, senhas e controles desnecessários. Isso só dificulta a adaptação e demora na solução dos problemas.
Saiba sobre a segurança das informações
Considere isso principalmente se você está contratando uma ferramenta online. Estamos falando de dados importantes para a sua empresa, portanto, eles precisam estar seguros.
É fundamental que todos os dados estejam em um ambiente criptografado e que os servidores contem com código SSL, que garante a confiabilidade dos dados armazenados.
Com os pontos acima, fica muito mais fácil contratar um sistema de gestão empresarial, não acha? E se você quer ter acesso a muitas outras dicas sobre gestão de negócios, assine a nossa newsletter!
