Otimizar processos na gestão empresarial é um desafio constante para quem empreende. Nessa busca por soluções, vem o interesse em saber o que é um sistema ERP e para que serve.
Até porque, chega um momento em que fica inviável gerenciar estoques, cobranças, controle de fluxo de caixa e outras áreas do negócio manualmente ou por planilhas.
Sendo assim, se você já percebeu que precisa de um sistema de gestão empresarial, mas ainda tem dúvidas sobre o que é um sistema ERP e para que serve, preparamos uma explicação para te ajudar.
O que é um sistema ERP?
Em resumo, um sistema ERP é um software ou plataforma de gestão empresarial que permite o gerenciamento de diferentes setores de um negócio de forma integrada, em um único local.
Aliás, a sigla ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que podemos traduzir como Recurso de Planejamento Empresarial.
Sendo assim, um sistema ERP permite a automação de processos em áreas como gestão de estoque, controle financeiro, atendimento ao cliente, contabilidade, etc.
Porém, como as necessidades relacionada à gestão variam conforme o porte e segmento da empresa, as funcionalidades ou módulos em sistemas desse tipo também mudam.
Nesse sentido, existem ERPs específicos para pequenas empresas, indústrias, restaurantes, e-commerces, transportadores, etc., e cada um vai trazer recursos pensados para o segmento a que se dirige.
Além disso, o ERP pode oferecer integração com outros sistemas e aplicativos que já estão sendo utilizados na empresa (sistema de cobrança, por exemplo).
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Para que serve um sistema ERP?
Conhecendo as tarefas que esse tipo de sistema permite automatizar na empresa, fica mais fácil entender o que é um sistema ERP e para que serve, na prática.
Nesse sentido, um sistema ERP pode ser usado para:
- Emitir nota fiscal eletrônica para produtos e serviços;
- Gerar contratos e ordens de serviços;
- Precificar produtos e serviços;
- Acompanhar as vendas e o faturamento em tempo real;
- Fazer o controle de fluxo de caixa;
- Controlar custos e despesas;
- Gerar relatórios financeiros;
- Gerenciar estoques e inventários;
- Fazer a gestão de pedidos e envios;
- Entre outras funções.
Porém, vale ressaltar que as funções específicas de um ERP podem mudar conforme o segmento.
Logo, sistemas voltados a lojas de roupas, escritórios de contabilidade e indústrias terão módulos diferentes.
Mas, a função básica de um sistema ERP é organizar a gestão do negócio, otimizando o uso de seus recursos.
Pensando na gestão de estoques, por exemplo, essa é uma atividade que pode consumir muito tempo se feita por planilhas, com atualizações a cada compra ou venda realizada.
Além disso, existe um risco maior de erros nos registros, como deixar de contabilizar produtos vendidos ou registrar em duplicidade, sem falar nas devoluções.
Assim, com um sistema ERP, após o registro de uma venda, o estoque é atualizado de forma automática e o valor incluído no cálculo da receita.
Ou seja, a informação só precisa ser inserida uma única vez no sistema para integrar cálculos e relatórios de diferentes setores. Da mesma forma, a probabilidade de falhas nos registros é menor.
Vantagens de usar um sistema ERP na empresa
Sabendo o que é um sistema ERP e para que serve, podemos apontar as seguintes vantagens principais em seu uso:
Aumento da produtividade
O uso de um sistema ERP reduz a necessidade de intervenção humana em diversos processos na gestão da empresa.
Sem falar que atividades repetitivas, como controle manual de estoque, geram desmotivação nas pessoas colaboradoras.
Dessa forma, com a implantação de um ERP, o tempo que seria gasto em tarefas operacionais pode ser remanejado para atividades estratégicas, resultando em maior produtividade.
Redução de custos
O uso de um ERP facilita o controle financeiro empresarial, uma vez que é possível classificar e mensurar gastos e despesas de forma prática e precisa.
Assim, é possível entender quais áreas estão consumindo mais recursos para avaliar onde é preciso fazer ajustes.
Centralização de dados e informações
Como foi mencionado, com um sistema ERP, após uma informação ser inserida na base de dados, ela passa a estar disponível para os diferentes setores do empreendimento.
Desse modo, se cria uma base sólida e confiável de informações para a análise financeira na gestão da empresa e para ter uma visão geral de seu desempenho.
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Como escolher um sistema de gestão empresarial?
Depois de conferir o que é um sistema ERP e suas vantagens, você pode ter decidido que chegou a hora de implantar na sua empresa.
Mas, como existem diversas opções no mercado, surge a dúvida sobre o que avaliar para fazer uma boa escolha. Em resumo, você deve considerar:
- O perfil da sua empresa;
- Número de pessoas usuárias e volume de operações;
- Funcionalidades;
- Reputação e atendimento;
- Custo do ERP;
- Integrações.
Como adiantamos, os ERPs costumam ser voltados a um perfil de empresa ou segmento, como varejo, e-commerce, pequenas empresas, MEIs, etc.
Portanto, você pode começar buscando opções direcionada ao seu modelo de negócio.
Além disso, considere o número de pessoas que utilizarão o sistema e o volume de operações a registrar.
Outro critério importante são as funcionalidades ou módulos do ERP, que devem atender às necessidades da sua empresa.
Se você tem um e-commerce, por exemplo, as funções de logística merecem atenção especial.
É recomendável checar ainda a reputação e a qualidade do atendimento da empresa responsável pelo sistema.
Para isso, você pode fazer uma pesquisa em sites de avaliações de consumidores, como o Reclame Aqui.
Considere ainda o orçamento disponível para implementar o sistema e busque uma alternativa com preço compatível.
Por último, lembre-se de verificar as integrações do ERP, para ver se a sua conta PJ está na lista, por exemplo.
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