Se sua empresa está num nível de começar a realizar coleta e análise sistemática de dados para melhorar a tomada de decisões, é hora de você entender a fundo o que é BPM.
Isso porque a sigla para Business Process Management – em português “Gerenciamento de Processos de Negócio” – é um conceito que propõe uma filosofia de gestão baseada nos processos da empresa.
Ou seja, essa estratégia de gerenciamento envolve organizar informações sobre a forma como os processos são realizados dentro da organização para melhorar a sua execução.
Quer conhecer mais sobre isso? Continue a leitura e veja como tornar o BPM um aliado para o crescimento do seu negócio.
O que é BPM?
BPM é uma metodologia que tem por objetivo principal reunir informações sobre a forma como os processos estão sendo realizados dentro da sua empresa.
Isso não quer dizer que se limita à gestão de projetos. O BPM vai além, pois está relacionado ao controle sobre as atividades realizadas e a forma como acontece.
Ou seja, este método observa todas as etapas de tudo o que é feito dentro da organização, buscando identificar, analisar, modificar, melhorar e padronizar processos corporativos com ajuda da automação.
Benefícios do Gerenciamento de Processos de Negócio
Pode-se dizer que o principal benefício do BPM é o mapeamento dos processos, pois passa ser possível ter mais clareza sobre a forma como as atividades estão distribuídas dentro da companhia.
Com esse mapeamento, quem administra a empresa consegue identificar gargalos e coordenar melhor a execução das tarefas diárias, moldando os processos de forma a otimizar os resultados ao longo do tempo.
É exatamente por isso que essa dinâmica é uma tendência cada vez mais adotada por empresas para garantir melhores resultados com um fluxo mais organizado.
E não é apenas no setor da produção que o Business Process Management é usado. No financeiro, por exemplo, tem um forte apelo no planejamento e controle de orçamento.
Neste caso, o BPM é muito útil para melhorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.
Quais são as fases desse processo?
Na gestão da empresa, o BPM simplifica o entendimento sobre os fluxos de trabalho: o que fazer, como fazer, porque fazer e para quem fazer.
E para estruturar a implementação dessa metodologia, é necessário dividi-la em seis pontos, que você irá conhecer a seguir.
Planejamento e alinhamento estratégico
Nesta fase, é possível identificar todos os processos da companhia, a documentação sobre as atividades e como elas impactam os serviços prestados.
Ou seja, é um importante momento composto por quatro rotinas básicas:
- Levantamento sobre a cadeia operacional;
- Identificação dos processos primários – aqueles relacionados às rotinas de gestão e atividades de apoio;
- Levantamento de dados sobre os indicadores de performance;
- Preparação dos times para trabalhar na análise dos processos.
Análise de processos
Passando para a próxima fase, passa-se a avaliar como todas as rotinas estão estruturadas dentro do ambiente corporativo.
A ideia aqui é fazer uma análise completa sobre os processos e os impactos positivos e negativos deles sobre os resultados da empresa.
Desenho de processos
Identificados os pontos que impactam negativamente a performance da operação, é necessário criar rotinas que possam otimizar a cadeia operacional.
Para isso, é possível apoiar-se nas estratégias de testes a fim de reduzir as chances das novas mudanças darem errado.
Implantação dos processos
Após a análise dos testes, as mudanças começam a ser integradas ao dia a dia da. Devido à automação que acompanha essa rotina, essa ação pode ser feita com o apoio do time de tecnologia.
Considere que o time já esteja preparado para atuar conforme o planejamento, com apoio dos demais profissionais envolvidos na área e com uma agenda prévia das alterações. Tudo para não parar a produção por completo.
Monitoramento dos processos
Após implementados os novos processos, é hora de identificar se eles estão alinhados com os objetivos e necessidades do negócio.
Esses indicadores precisam ser definidos e monitorados para avaliar se a companhia atingiu os resultados esperados com as mudanças feitas. Dessa forma, é possível identificar novas falhas rapidamente.
Refinamento de processos
Partindo então para o último ciclo de vida BPM, a empresa passa a estruturar um processo de melhoria contínua.
Isso quer dizer que os resultados obtidos nas etapas anteriores serão avaliados e a empresa tem a chance de traçar novas metas e rotinas que vão de encontro ao seu objetivo principal.
Assim, cria-se um fluxo de melhorias contínuas no ambiente corporativo, onde todas as rotinas são avaliadas constantemente em busca de pontos que possam ser aprimorados.
BPM na prática?
Implantar a metodologia de BPM requer uma mudança de cultura da organização. É preciso instituir uma gestão otimizada e com transparência entre as etapas de cada processo, onde os índices de desempenho seguem as metas estabelecidas.
Vale lembrar que o BPM é um recurso que acompanha não só da própria qualidade de gerenciamento, mas também da tecnologia da informação. Assim, alinha-se estratégias de organização e processos de negócio.
A implantação desse processo pode ser feita através de um software de gestão empresarial. Ele será responsável por gerenciar todas as atividades e mostrar quais já foram realizadas dentro do BPM.
Com isso, o time de gestão terá um panorama completo das fases em que os processos se encontram. Com isso, os registros são feitos de forma padronizada, seguindo uma série de regras necessárias para que haja compatibilidade com o sistema e que tudo seja inteligível.
BPM x BI
Para quem já é familiarizado com o BI, sigla para Business Intelligence, pode ter confundido um pouco os conceitos. Isso porque ambos têm como princípio a análise de dados da organização.
No entanto, o BI e o BPM coletam informações distintas com usos que podem até ser complementares, dependendo da empresa.
Para ficar mais claro, como definição, o BI tem um foco em organizar e analisar dados sobre o passado da empresa e o mercado de forma geral. Já no BPM tem foco nas atividades da empresa e a forma como elas são realizadas.
Sendo assim, conseguir implementar o BI e BPM é o melhor dos mundos, pois, juntos, sua empresa tem a possibilidade de aliar a análise geral do estado da organização à gestão de processos.
Assim, realizam-se as mudanças necessárias para que seu negócio alcance seus objetivos e cresça de forma estruturada.
