No mundo ideal, todos os clientes fariam os pagamentos imediatamente, sem atrasos. No entanto, isso nem sempre acontece, por isso, é importante enviar um lembrete de cobrança para evitar inadimplentes.
Para quem empreende, é necessário saber qual é a melhor maneira de enviar esse tipo de mensagem e quais são as boas práticas para não cometer nenhum erro na comunicação.
Confira todas as dicas sobre o assunto neste artigo e tenha acesso a alguns modelos para se inspirar e fazer os seus próprios lembretes de cobrança.
O que é um lembrete de cobrança?
De acordo com um levantamento do SPC Brasil, 45% dos brasileiros não realizam um controle do orçamento, sendo que 29% o fazem apenas “de cabeça”.
Além disso, menos de 40% costumam registrar os gastos que não são considerados de “primeira necessidade”. Ou seja, se esquecer de realizar um pagamento faz parte do dia a dia de muitas pessoas.
A mensagem de cobrança existe justamente para diminuir esse problema, pois tem como principal objetivo lembrar clientes ou parceiros sobre um pagamento em aberto. Ela pode ser enviada antes ou depois do vencimento e, além de informar o débito, pode fornecer informações sobre meios de pagamento.
É preciso sempre tomar muito cuidado com o tom da comunicação para não gerar nenhum prejuízo no relacionamento com os clientes. Seja educado e repasse as informações de forma clara, sempre se colocando à disposição para tirar possíveis dúvidas.
Além de evitar a inadimplência, o lembrete de cobrança também contribui para demonstrar ao mercado que o seu negócio preza por um excelente atendimento e também garante maior rapidez no processo de cobrança.
7 dicas para fazer um lembrete de cobrança para os seus clientes
Agora que você já compreendeu o que é um lembrete de cobrança, confira algumas boas práticas para escrever este texto da maneira mais eficiente possível:
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Seja simples e educado
Além do profissionalismo, é fundamental que a linguagem da mensagem seja simples e precisa. Evite abreviações, jargões e palavras complexas.
Vá direto ao ponto, sempre com educação, para garantir que o cliente entenda o que está sendo comunicado e realize a ação necessária, ou seja, o pagamento.
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Use uma linguagem positiva
A linguagem positiva é importante para evitar conflitos e manter a conversa em andamento. Não utilize expressões como:
- Não pode;
- Não vai;
- Não fez;
- Você tem que;
- Você precisa.
Foque em resolver o problema e evitar palavras e expressões que causem percepções ou reações negativas.
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Vá direto ao ponto
A maioria dos clientes ignora mensagens longas, por isso, seja breve. Escreva frases e parágrafos curtos, pois grandes blocos de texto atrapalham a absorção do texto.
Foque nas informações essenciais para que clientes entendam o objetivo da mensagem, fique claro o que precisam fazer e saibam por quais canais tirar dúvidas sobre pagamento, prazos e possíveis taxas.
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Personalize a mensagem de acordo com o momento da cobrança
É recomendado personalizar o lembrete de acordo com o momento em que a mensagem será enviada. Leve em consideração o seguinte:
- Antes do prazo: envie um lembrete nos primeiros dias após o valor da fatura ser fechado para demonstrar que se importa com o cliente e quer reduzir riscos de pagamento de juros por atraso;
- No dia do vencimento: esse lembrete é o último antes que o prazo vença e, por isso, deve ter um tom de lembrete para não parecer uma cobrança;
- Após o prazo de vencimento: nesse momento, pode ser feito o contato por e-mail, WhatsApp ou SMS informando o cliente sobre a fatura em aberto e oferecendo suporte para negociação e pagamento.
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Esclareça as taxas e multas
Ao longo do envio dos lembretes de cobrança é recomendado que, em algum momento, seja comunicado quais são os juros e taxas cobrados caso o pagamento não seja feito até a data de vencimento.
Esse tipo de reforço pode contribuir para que alguns clientes paguem pontualmente.
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Crie um calendário de ações
Para facilitar o processo de envio dos lembretes, uma dica interessante é criar um cronograma de envios para garantir que, da sua parte, toda a comunicação seja feita da melhor forma possível.
Lembre-se de incluir neste calendário o momento de envio (antes do prazo, no dia do prazo ou após o prazo) e quais canais serão utilizados.
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Faça negociações
Em alguns casos, o cliente não está conseguindo pagar devido a algum problema financeiro.
Por isso, pode ser importante dialogar e oferecer possibilidades de renegociação da dívida. Por exemplo: alteração da data de vencimento, negociação dos juros ou parcelamento de valores altos.
3 exemplos de lembretes de cobrança
Confira, em seguida, alguns exemplos de lembretes de cobrança para se inspirar e começar a organizar as mensagens da sua empresa:
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Modelo de mensagem antes do prazo
Trata-se de uma mensagem utilizada como lembrete, quando o prazo ainda não venceu.
“Olá, [CLIENTE]!
Tudo bem?
Estou passando por aqui para te lembrar de que amanhã é o vencimento da sua fatura referente à compra realizada no dia XX.
Se tiver alguma dúvida sobre as formas de pagamento, entre em contato conosco. Abaixo, estou enviando o link com o código de barras e a chave Pix.
Precisa de ajuda? Pode responder esta mensagem que irei te ajudar!
Obrigada.”
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Modelo de mensagem no dia do prazo
Visto que é o último dia para o cliente fazer o pagamento dentro do prazo, é importante reforçar abertura para tirar dúvidas e condições referentes aos juros:
“Olá, [CLIENTE]!
Tudo bem?
Estou aqui para te lembrar de que hoje vence a sua fatura no valor de XX, referente à compra realizada no dia XX.
Se tiver alguma dúvida sobre as formas de pagamento, entre em contato conosco. Abaixo, estou enviando o link com o código de barras e a chave Pix.
[LINKS]
Lembrando que, conforme alinhado no ato da compra, caso o pagamento não seja efetuado dentro do prazo, o valor devido sofrerá acréscimo de juros de 3% a cada dia de atraso.
Caso precise de ajuda para realizar o pagamento ou tirar dúvidas sobre taxas e renegociação, entre em contato pelos nossos canais de atendimento
Obrigada.”
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Modelo de mensagem após prazo
Depois da data de vencimento, a mensagem passa a ser de cobrança e não um lembrete de pagamento. É importante oferecer opções para o pagamento e até mesmo de negociação.
“Olá, [CLIENTE]!
Tudo bem?
Identifiquei aqui no nosso sistema que o pagamento com vencimento XX não foi efetuado. Caso precise, posso reenviar o código de barras e a chave Pix para que você possa realizar o pagamento da forma que preferir.
Se necessário, podemos conversar sobre negociação do prazo ou forma de pagamento. Estou à disposição para te ajudar!
Ah, e lembrando que, conforme alinhado no ato da compra, caso o pagamento não seja efetuado dentro do prazo, o valor devido sofrerá acréscimo de juros de 3% a cada dia de atraso.
Obrigada.”
Quem tem conta na Cora pode enviar notificações de cobranças gratuitamente
A Cora é uma conta digital para quem empreende. Uma das funcionalidades que oferecemos é a emissão de boletos gratuita e ilimitada, além da ferramenta que envia notificações de cobrança.
Leia também | Como emitir boletos recorrentes de forma automática na Cora
Na prática, o que acontece é que, ao ativar este lembrete, enviamos um e-mail diretamente para o cliente lembrando-o sobre o vencimento do boleto. E o melhor: essa funcionalidade e qualquer outro serviço de gestão de cobranças oferecido pela Cora é gratuito.
Quer saber mais? Acesse o nosso site e confira os diferenciais que oferecemos aos nossos clientes.
