Fazer a emissão de nota fiscal MEI parece um bicho de sete cabeças para você? Não se preocupe! Neste conteúdo, vamos explicar que emitir suas notas é muito mais simples do que parece.
Continue a leitura e entenda tudo sobre este instrumento, que além de dar mais credibilidade ao seu negócio, garante que ele esteja em dia com a Receita Federal. Vamos lá?
Emissão de nota fiscal MEI: o que é e por que é importante?
A vida do pequeno empresário era muito diferente até 2008, quando surgiu a figura do MEI, o Microempreendedor Individual. O MEI foi criado para que profissionais autônomos e pequenos negócios pudessem ter um CNPJ sem burocracia e altos custos – e sabemos que um CNPJ ativo abre um universo de possibilidades para quem empreende, como acesso a crédito e o direito à aposentadoria, por exemplo.
O processo de abertura de MEI é tão simples que ocorre pela internet e de forma gratuita por meio do Portal do Empreendedor. Mas, para ser MEI, é essencial que o faturamento anual da empresa não ultrapasse R$ 81 mil (ou R$ 6.750,00 ao mês).
A nota fiscal MEI nada mais é do que o documento que registra todas as compras e vendas de um negócio. Além disso, contém informações sobre impostos e quais empresas ou pessoas participaram daquela negociação. Possui relação, portanto, com o Estado e/ou Município no qual a empresa está inscrita. Afinal, os impostos recolhidos têm como destino os órgãos públicos.
A nota fiscal é também obrigatória sempre que o microempreendedor vender algo ou prestar algum serviço para pessoas jurídicas (nota fiscal de venda). Caso o serviço ou venda seja feito para pessoa física, a nota pode ser dispensada, mas se o cliente solicitar o documento, você é obrigado a fazer a emissão, como determina o Código de Defesa do Consumidor. E, sempre que o microempreendedor comprar algo para seu negócio, ele também deverá receber uma nota (nota fiscal de compra).
A nota fiscal é também importante porque facilita a gestão da empresa, reduz custos e torna os processos menos burocráticos. Afinal, quem não emite nota pode ser penalizado e ter que arcar com multas que podem prejudicar a saúde da empresa.
É importante o MEI saber que existem diversos tipos diferentes de notas fiscais, cada uma com um objetivo e para um perfil diferente. Mais adiante, a gente explica melhor cada um deles.
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Como funciona a emissão de nota fiscal do MEI?
A primeira informação que você deve ter é que a emissão de nota fiscal MEI muda dependendo do Estado e/ou Município em que a pessoa empreendedora tem sua empresa. Cada lugar tem um sistema diferente para emissão do documento, por isso o passo-a-passo para emitir uma NF em São Paulo pode ser completamente diferente daquele utilizado por quem faz a emissão do documento no Rio de Janeiro.
E mais: a nota fiscal também depende da sua atuação, se você presta serviço ou se vende algum produto. O imposto para o MEI que oferece serviços é o ISS (Imposto Sobre Serviços), um dos principais tributos municipais. Já o imposto para o MEI que vende mercadorias é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), um tributo estadual que incide sobre produtos de diferentes tipos. Se na sua empresa você oferece serviço e também vende produto, você precisará emitir os dois tipos de nota fiscal.
Quer um exemplo? Vamos supor que você é maquiadora e ofereça o serviço de maquiagem, mas, além disso, também venda os cosméticos que utiliza. Para a venda, a nota será do Estado e para a prestação de serviços a nota será da prefeitura. Esta separação é importante até mesmo para auxiliar no preenchimento do relatório mensal e envio da DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) – a declaração do imposto de renda do empreendedor.
Lembre-se que os MEIs devem manter as notas fiscais de suas compras e vendas arquivadas pelo prazo de 5 anos, a contar da data de sua emissão e que devem registrar, mensalmente, em formulário simplificado, o total das suas receitas, bastando imprimir e preencher todo mês o Relatório de Receitas Brutas Mensais, conforme modelo disponível no Portal do Empreendedor.
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Emissão de nota fiscal para MEI: quais os tipos de notas que existem?
Quem é MEI tem à disposição cinco tipos de notas que podem ser emitidas. É preciso escolher a que mais se adequa ao seu negócio. Conheça as opções:
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Nota fiscal avulsa (NFA)
Essa nota é indicada para quem emite notas fiscais eventualmente e prefere fazer isso de forma manual. É, portanto, a mais simples que existe, bastando apenas imprimir e preencher os dados. Para usar esse modelo é preciso ter a autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado.
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Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
É parecida com a NFA, porém com processo online e documento digital. Esse tipo de nota normalmente é utilizado por empresas que fazem vendas para grandes empresas ocasionalmente. No entanto, esse formato não está disponível em todos os estados. Confirme com a Secretaria da Fazenda para saber se este tipo de nota é uma possibilidade para você.
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Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Este é o modelo de Nota Fiscal eletrônica mais utilizado por empresas que vendem para outros negócios, além de ser o mais tradicional. Porém, se você decidir por essa opção, será necessário pagar impostos pelas notas emitidas.
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Nota fiscal de venda ao consumidor (NFC)
Para usar a NFC o empreendedor precisa pedir uma autorização para a Secretaria da Fazenda. Com o documento em mãos é só ir até uma gráfica e pedir por um bloco de notas fiscais, depois é só preencher a mão. Esse modelo é indicado para quem tem loja física e quer manter os processos fora da internet.
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Nota fiscal de venda ao consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e é o modelo digital da NFC. Para usar esse formato a empresa precisa estar cadastrada como uma atividade de comércio varejista, além de ter um certificado digital. Esse tipo é indicado para quem emite notas no dia a dia, mas prefere o modelo digital para facilitar o armazenamento.
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5 passos para emitir sua nota em São Paulo
Como explicamos anteriormente, cada Estado e/ou Município possui suas regras, alíquotas e sistemas para emissão de nota fiscal MEI. Assim, para ter acesso e começar a emitir as suas notas, você precisa fazer o cadastro no sistema de nota fiscal do seu estado.
Para exemplificar o passo a passo, vamos utilizar o modelo de São Paulo. Mas, se você mora em outra região é necessário fazer uma busca mais direcionada, procurando por “nota fiscal + nome do estado”, acessar o site responsável por esse serviço na sua prefeitura e fazer todo o procedimento de cadastro.
Quem mora em São Paulo precisa seguir os para emitir sua nota fiscal eletrônica:
- Solicite sua Senha Web, uma senha eletrônica para acessar os serviços da Prefeitura de São Paulo, clicando aqui.
- Desbloqueie sua Senha Web pelo Portal SP 156 (clique aqui) e siga as instruções da carta de serviço. Esta etapa pode ser feita presencialmente também, bastando comparecer a uma Praça de Atendimento das Subprefeituras, ou a uma unidade do Descomplica com o Formulário de solicitação de Desbloqueio de Senha Web emitido no passo 1 e os documentos necessários para confirmar a senha criada.
- Configure a SenhaWeb para seu MEI, já que a Senha Web foi criada para o seu CPF e, agora, você precisa vincular essa senha ao CNPJ do seu MEI. Clique aqui.
- Configure a emissão de NFS-e no portal da Nota do Milhão. É só preencher seu CNPJ e SenhaWeb. Quando acessar, preencha o seu perfil MEI e solicite o desbloqueio da emissão de NFS-e.
- Pronto, você já pode emitir sua Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). Abra o site da Nota do Milhão e acesse o sistema. Depois, preencha seu CNPJ e SenhaWeb. Após o acesso, clique em “Emissão de NFS-e” no menu da esquerda. Complete os campos do formulário da nota.
E agora, já sabe tudo sobre emissão de nota fiscal MEI? Esperamos que sim! Mas se ainda tiver alguma dúvida, fique à vontade para deixar um comentário ou falar com a gente por meio dos nossos canais de atendimento.
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