Para notificar os clientes inadimplentes ou simplesmente lembrá-los de fazer um pagamento próximo à data de vencimento, muitas empresas utilizam um e-mail de cobrança.
De fato, essa pode ser uma excelente estratégia para conseguir receber os valores em aberto e manter a saúde financeira do seu empreendimento. Sabendo disso, preparamos este conteúdo completo para que você possa adotar o melhor modelo de e-mail de cobrança personalizado para o seu negócio.
Vem conferir todas as nossas orientações sobre boas práticas:
O que eu devo considerar ao criar um e-mail de cobrança?
O uso de e-mail de cobrança tem crescido muito devido ao seu baixo custo e popularidade. Contudo, você só pode enviar um e-mail ao seu cliente se ele tiver disponibilizado essa informação.
Segundo o Código de Defesa do Consumidor, é essencial que você respeite a privacidade do seu cliente e não utilize uma linguagem ameaçadora nessa comunicação.
Portanto, a primeira lição é: evite estabelecer contato em momentos inapropriados e mantenha uma abordagem clara, direta e compreensível.
Ser inconveniente e insistente demais na hora da cobrança pode trazer péssimas consequências para o seu negócio. Por isso, busque utilizar a linguagem impessoal do e-mail a seu favor.
Além disso, uma ótima característica dessa forma de cobrança é o fato que as mensagens por este meio circulam muito rapidamente. A praticidade dessa ferramenta é a razão para que este seja o método preferido de contato entre empresas e seus clientes. Logo, se antes a carta era o principal meio de comunicação de cobrança, atualmente o e-mail funciona como uma “carta eletrônica”.
Dessa forma, o e-mail se tornou um dos tipo de cobrança extrajudicial mais usuais, ou seja, é uma ótima alternativa para receber valores devidos sem envolver procedimentos custosos e demorados, como protestos ou demandas judiciais. Logo, é muito importante que faça parte da estratégia do seu negócio o uso dessa ferramenta para reduzir os níveis de inadimplência.
Pensando nisso, elaboramos alguns modelos de e-mail de cobrança que podem ser personalizados para atender à necessidade da sua empresa. Lembre-se: profissionalismo e atenção aos dados dos clientes são essenciais para que você não tenha problemas futuros e nem envie cobranças de forma equivocada, o seu objetivo é cobrar um cliente e receber a dívida!
Qual assunto colocar no e-mail?
Se você fosse enviar uma carta pelos Correios, segundo o Código de Defesa do Consumidor, o envelope não poderia conter nenhum elemento que o identificasse como uma carta de cobrança. Contudo, como o e-mail é um meio de comunicação eletrônico pessoal, você pode ser claro e objetivo ao detalhar o assunto:
- “O seu boleto vai vencer no dia XX/XX/XXXX” ou “Aviso de vencimento”: esse pode ser o assunto de um e-mail com o intuito de ser um lembrete de vencimento, para que o seu cliente se lembre de fazer o pagamento.
- “O seu boleto venceu no dia XX/XX/XXXX” ou “O seu boleto ainda está em aberto”: para casos nos quais o boleto já está como vencido, você pode avisar o seu cliente sobre o vencimento e oferecer opções de pagamento.
- “Não identificamos o pagamento do seu boleto”: nesse caso, o cliente ainda não pagou o boleto e já extrapolou o limite aceitável de dias para isso. Você deverá solicitar que ele entre em contato o mais rápido possível, para que você consiga negociar a dívida.
Se depois de todas essas tentativas de mensagem de cobrança seu cliente continuar inadimplente e não entrar em contato, você deverá enviar mais um e-mail alertando sobre todas as últimas tentativas de cobrança extrajudiciais e informar que, caso não haja retorno, a próxima cobrança será feita com consequências judiciais.
Por fim, é importante que você saiba que adotar um serviço de notificação automática de cobrança pode ser uma alternativa para redução da inadimplência e também de custos operacionais.
Aqui na Cora, por exemplo, ao emitir um boleto você consegue configurar essa opção. Essa notificação de cobrança é um e-mail que é enviado automaticamente para lembrar o seu cliente sobre o vencimento do boleto.
O interessante é que você pode escolher comunicá-lo dois dias antes da data de vencimento, no dia do vencimento, dois dias depois do vencimento e/ou quando o pagamento for confirmado. Se interessou? Conheça mais sobre a gestão de cobranças na Cora.
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
Ah! Também preparamos este vídeo completo para te ajudar a reduzir o índice de inadimplência em sua empresa em cinco passos. Confira:
Leia também | Como a régua de cobrança da Cora pode te ajudar a reduzir a inadimplência da sua empresa
Exemplos de modelos de e-mail de cobrança:
Separamos três modelos de e-mail de cobrança para você utilizar na sua empresa! Como boas práticas de escrita de um e-mail, o ideal é que você escreva parágrafos breves e com uma linguagem clara. A estrutura deverá ser dividida em: apresentação, motivo do contato, situação atual e sugestão de solução. Confira nossas sugestões:
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Lembrete de vencimento de um boleto
Olá, _________________!
Somos da empresa ______________. Estamos entrando em contato para lembrar que nos próximos dias vence o seu boleto referente a aquisição do produto/serviço _________________. O valor estabelecido foi de _____________.
Para facilitar, estamos enviando o boleto em anexo e o código de barras: ________________________________________________________________________.
Se você tiver qualquer dúvida ou quiser saber mais sobre as outras formas de pagamento que aceitamos, é só entrar em contato conosco. Responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número ______________.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Ficamos à disposição!
Departamento de cobrança – (Nome da empresa)
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Cobrança de um boleto vencido há poucos dias
Olá, _________________!
Somos da empresa ______________. Estamos entrando em contato para lembrar que o seu boleto referente a aquisição do produto/serviço _________________ venceu no dia XX/XX/XXXX. Mas não se preocupe, nós entendemos que com a correria do dia a dia, imprevistos acontecem e por isso estamos enviando esse e-mail com o valor do boleto atualizado.
Para facilitar, esse é código de barras: ________________________________________________________________________.
Sabemos que pagar juros e multas é uma situação ruim e por isso nos colocamos à disposição para te ajudar a quitar essa obrigação o quanto antes! Teria outra forma de pagamento que seria melhor para você? Seria do seu interesse parcelar essa despesa?
Se pudermos ajudar, não hesite em entrar em contato. Responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número ______________.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Ficamos à disposição!
Departamento de cobrança – (Nome da empresa)
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Cobrança de um boleto vencido há mais de 20 dias
Olá, _________________!
Somos da empresa ______________. O motivo deste e-mail é para que você entre em contato o mais breve possível e pare de receber multas e juros. Infelizmente, informamos que há débitos pendentes em seu nome e é do nosso interesse entender o que aconteceu e resolver com você essa situação.
Sabemos que ficar com as contas em atraso é extremamente ruim e gostaríamos, dentro do possível, de te ajudar a quitar essa dívida. Para isso, entre em contato conosco para que possamos negociar novas formas de pagamento e novos prazos de recebimento.
Você pode optar por responder este e-mail ou nos mandar uma mensagem pelo número ______________.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Conte conosco!
Departamento de cobrança – (Nome da empresa)
Gostou dos nossos modelos? Espero que eles sejam úteis para sua empresa!
Observe que em todos os três e-mails foi necessário inserir a frase: “Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail”. Isso porque, no caso de um boleto de cobrança, pode demorar até três dias úteis para que o valor caia na conta de destino e cobrar um cliente que não tem débito com a sua empresa é muito ruim para sua imagem.
Por fim, pensar em novos formatos de pagamento e tipos de cobranças pode ser uma boa prática para aumentar o leque de opções de pagamento e diminuir a inadimplência do seu negócio.
Se você se interessou sobre esse assunto, acompanhe os nossos conteúdos e aproveite para conhecer mais sobre o mais recente meio de pagamento rápido e prático para empresas: o Pix PJ, que é gratuito na Cora.
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