Se você tem funcionários, o controle da folha de pagamento é uma ferramenta indispensável, mesmo que seu time não seja grande ou seu negócio esteja começando. A organização e manutenção desse controle é um dos compromissos mais sérios dos Recursos Humanos, além de ser uma obrigação legal.
Com o surgimento do eSocial, essa prestação de contas trabalhistas ficou ainda mais prática e rápida. No entanto, um controle de pagamentos interno não perdeu a importância.
Além disso, esse controle é parte fundamental da gestão financeira da sua empresa, já que o pagamento de funcionários é um dos maiores custos que um negócio tem para administrar.
Que tal entender melhor como funciona controle de folha de pagamentos, quais as vantagens de se ter um e como montar um sistema a sua empresa sem dificuldades? Confira todas as dicas que separamos para você.
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O que é o controle de folha de pagamento?
O controle de folha de pagamento, como o nome já indica, é uma ferramenta para gerir o pagamento de salário dos funcionários.
Esse controle contabiliza todos os valores devidos e pagos, inclusive para colaboradores terceirizados. Além disso, o sistema também contém informações sobre os tributos que deverão ser pagos à Receita Federal.
A elaboração da folha de pagamento normalmente é feita a cada mês, mas pode mudar conforme a sistemática de cada empresa. Em alguns lugares, o pagamento dos funcionários quinzenalmente, por exemplo.
Além de ser uma ferramenta de organização para a sua empresa, a folha de pagamentos é uma obrigação imposta pela legislação trabalhista. O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 diz que:
“As empresas sejam obrigadas a elaborar mensalmente a folha de pagamento e remuneração paga a todos os colaboradores pelos serviços prestados, sendo que uma via da respectiva folha deve ser guardada por cada uma das partes”.
Então se você não tem esse controle funcionando, chegou o momento de mudar e ficar em dia com as suas obrigações legais.
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Como criar uma folha de pagamento sem erro?
Apesar de não existir um modelo oficial para folha de pagamento, algumas informações são obrigatórias no momento da elaboração do documento. São elas:
- nome do colaborador;
- tipo de contrato (empregado CLT, terceirizado, estagiário, entre outros);
- cargo e função do funcionário ou serviços realizados pelo prestador;
- gestão de faltas, atrasos, licenças e afastamentos;
- descontos de encargos sociais;
- valor líquido referente ao pagamento do funcionário;
- forma de pagamento e data que o valor é pago.
Além desses dados, outras informações também podem ser incluídas na folha, desde que façam sentido para a empresa.
Mantendo uma previsão de custos atualizada
O planejamento financeiro da sua empresa precisa estar completamente alinhado com a folha de pagamento, do contrário, você encontrará obstáculos na contabilidade durante o ano.
Ao fazer o planejamento orçamentário, é preciso contabilizar o pagamento:
- do salário;
- do décimo terceiro;
- das participações de lucro;
- das férias;
- do vale transporte, plano de saúde, vale refeição e qualquer outro benefício;
- além de bônus e premiações que serão pagos ao colaborador no decorrer do ano.
Com esse provisionamento mensal, os custos relacionados à folha de pagamento não pesarão na conta. Por isso, vale acrescentar um campo no seu controle de folha com todos esses valores resumidos, de forma que eles sejam consultados sempre que necessário.
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Controlando os gastos eventuais
Durante o ano, podem surgir diversos eventos que não fazem parte do provisionamento que indicamos acima e isso é completamente normal.
No entanto, todos esses gastos precisam ser controlados e acompanhados, pois também podem pesar na contabilidade da empresa e prejudicar a saúde financeira do negócio.
Geralmente, as empresas monitoram os eventos mais comuns, como licença-maternidade, férias, pagamentos de hora extra fazendo um controle mais simples.
Mas é preciso pensar nas possíveis promoções de funcionários, o que pode ocasionar em aumentos de salário, pagamento de benefícios, desligamentos e outros custos adicionais que possam aparecer na agenda da empresa.
Como não é possível prever de forma assertiva esses gastos, você pode calcular uma média mensal, trimestral ou anual para ser “investida” neles.
Prestando atenção nas atualizações fiscais e legais
As regras trabalhistas e fiscais são bastante rigorosas e podem se tornar ainda mais complexas em diversos casos. Por isso, é fundamental que a empresa se mantenha atualizada sobre a legislação.
Se não houver um acompanhamento e um controle, a apuração da folha de pagamento tem grandes chances de apresentar erros graves. Esses problemas podem acabar gerando encargos adicionais para o financeiro da sua empresa, além de um mau relacionamento com o colaborador.
Nesse sentido, controle de folha de pagamento evita multas, processos e sanções legais para a empresa, portanto, manter essas informações em dia é necessário.
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Como criar um controle de folha de pagamento
Começar um controle de folha de pagamento do zero parece um processo bastante complexo, não é verdade?
Por um lado, pode ser que você encontre um ou outro obstáculo nesse início, já que alguns dados precisam de apuração minuciosa para serem recolhidos. Se até o momento você não contabiliza os gastos com colaboradores, pode ser que não tenha diversos valores registrados.
Contudo, uma boa maneira de iniciar esse processo é com planilhas. Hoje já existem softwares que organizam a sua folha de pagamento, mas antes de contratar um serviço, é possível manter o controle manual sem grandes dificuldades.
Você pode criar um relatório com as informações sobre seus colaboradores e seguir a orientação de previsão de custos que citamos anteriormente. Também acrescente, caso seja necessário, informações relacionadas à rotina da sua empresa.
O controle de folha de pagamento também é parte importante do planejamento estratégico da sua empresa. Já publicamos um post aqui no blog que conta como desenvolver esse plano de ação em apenas 10 passos. Dá uma olhada no conteúdo.
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