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Como fazer gestão de terceiros na prática

24 de março de 2023
como fazer gestão de terceiros

Você, que tem uma empresa, tem dúvidas sobre como fazer gestão de terceiros no dia a dia? Esse é um processo fundamental para o sucesso de um negócio.

Empresas de todos os setores e tamanhos precisam lidar com fornecedores, parceiros, prestadores de serviço e outros terceiros para atender às suas necessidades e oferecer produtos e serviços de qualidade aos seus clientes. No entanto, gerenciar esses relacionamentos pode ser um desafio, especialmente em empresas maiores e mais complexas.

Neste conteúdo, vamos mostrar como fazer gestão de terceiros nas empresas na prática e explicar a importância desse processo para o crescimento e segurança da sua companhia. Vamos lá?

Por que a gestão de terceiros é tão importante?

A gestão de terceiros é importante por várias razões. Em primeiro lugar, ela ajuda a empresa a ter mais controle sobre a sua cadeia de suprimentos e a garantir a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos seus clientes. Ao escolher cuidadosamente seus fornecedores e parceiros, a empresa pode garantir que eles atendam aos seus padrões de qualidade e ética, reduzindo o risco de problemas legais, financeiros ou de reputação.

Além disso, a gestão de terceiros também pode ajudar a empresa a reduzir custos e aumentar a eficiência. Ao ter uma visão clara dos seus relacionamentos com terceiros, a empresa pode identificar oportunidades de negociação e colaboração, bem como identificar fornecedores que não estão entregando os resultados esperados ou que estão cobrando preços acima do mercado.

Por fim, esse processo também é importante para garantir a conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis. Dependendo do setor e do tipo de terceiros envolvidos, a empresa pode ter obrigações legais específicas em relação a aspectos como privacidade, segurança, saúde e meio ambiente. 

A gestão de terceiros pode ajudar a empresa a identificar e mitigar esses riscos, garantindo o cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis.

Como fazer gestão de terceiros na prática?

Agora que entendemos a importância da gestão de terceiros, vamos ver como fazer na prática. 

Embora cada empresa possa ter suas próprias necessidades e desafios específicos, existem algumas práticas recomendadas que podem ajudar a tornar o processo mais eficiente e eficaz.

Defina objetivos e critérios claros

Antes de começar a gerenciar seus terceiros, é importante definir objetivos e critérios claros para o processo. Quais são os seus objetivos em trabalhar com terceiros? Quais são os critérios que você usará para selecionar, avaliar e gerenciar seus terceiros? Quais são as expectativas em termos de qualidade, custo, prazo e conformidade?

Responder a essas perguntas pode ajudar a empresa a ter uma visão clara do que espera dos seus terceiros e a tomar decisões mais informadas sobre como gerenciá-los.

Identifique e classifique seus terceiros

Antes de começar a gerenciar seus terceiros, é importante identificá-los e classificá-los de acordo com sua importância e risco para a empresa. 

Por exemplo, alguns terceiros podem ser críticos para a operação do negócio, enquanto outros podem ser menos importantes.

Ao classificar seus terceiros, a empresa pode determinar quais precisam de mais atenção e gerenciamento, bem como quais podem ser gerenciados com menos rigor. 

Isso permite que a empresa concentre seus recursos e esforços onde eles são mais necessários.

Leia também | Confira 8 dicas práticas de como fazer uma gestão de fornecedores eficiente

Faça uma avaliação de risco

Depois de identificar e classificar seus terceiros, é importante fazer uma avaliação de risco para cada um deles. 

Isso pode ajudar a empresa a identificar quais terceiros apresentam maior risco para a empresa em termos de qualidade, custo, prazo e conformidade.

A avaliação de risco pode levar em consideração fatores como o histórico do terceiro, sua situação financeira, a qualidade de seus produtos ou serviços, sua conformidade com leis e regulamentações, sua localização geográfica e outros fatores relevantes.

Com base na avaliação de risco, a empresa pode determinar quais terceiros precisam de mais atenção e gerenciamento, bem como quais medidas precisam ser tomadas para mitigar os riscos associados a cada um deles.

Estabeleça contratos claros

Um contrato claro e bem definido é fundamental para o sucesso da gestão de terceiros. 

O contrato deve detalhar as expectativas da empresa em relação ao terceiro, incluindo os prazos, preços, padrões de qualidade, requisitos de conformidade e outras obrigações.

O contrato também deve estabelecer mecanismos de monitoramento e avaliação, incluindo indicadores de desempenho e mecanismos de relatório. 

Isso permite que a empresa monitore o desempenho do terceiro ao longo do tempo e tome medidas corretivas se necessário.

Leia também | Tipos de contrato de prestação de serviço: escolha o modelo ideal para o seu negócio

Monitore e avalie o desempenho

Por fim, é importante monitorar e avaliar o desempenho de seus terceiros ao longo do tempo. 

Isso pode ser feito por meio de avaliações regulares, como auditorias, inspeções, entrevistas com os funcionários do terceiro e outras medidas.

Com base nas avaliações, a empresa pode determinar se o terceiro está atendendo às suas expectativas em termos de qualidade, custo, prazo e conformidade. 

Se houver problemas, a empresa pode tomar medidas corretivas, como estabelecer um plano de ação para corrigir as deficiências ou rescindir o contrato.

Deu para perceber que uma boa gestão de terceiros é um processo essencial para qualquer empresa que trabalha com fornecedores ou parceiros comerciais externos. 

Ao gerenciar cuidadosamente seus relacionamentos com terceiros, a empresa pode garantir a qualidade, reduzir os riscos, aumentar a eficiência e construir relacionamentos mais fortes e duradouros. 

Para que tudo flua bem, é importante que a gestão de terceiros seja vista como um processo contínuo e que a empresa dedique recursos suficientes para garantir que ela seja realizada de forma adequada e eficaz. 

Por Flávia Marques
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