Para manter a saúde financeira do negócio em dia, é fundamental colocar em prática medidas de controle das entradas e saídas de dinheiro. Isso inclui saber como fazer conciliação bancária na empresa.
Resumindo o que é conciliação bancária, consiste na comparação entre o extrato da conta empresarial e os registros financeiros internos da empresa, ou seja, o controle de fluxo de caixa.
Assim, na teoria, parece algo bem simples, porém, é normal encontrar alguma dificuldade para colocar em prática. Pensando nisso, preparamos este artigo explicando como fazer conciliação bancária na empresa passo a passo.
Qual a finalidade da conciliação bancária?
Como adiantamos, conciliação bancária é um comparativo feito entre o extrato da conta bancária da empresa e seus registros internos de controle financeiro.
Sendo assim, todos os valores de entradas e saídas registrados no fluxo de caixa são conferidos pelo extrato da conta jurídica.
Para usar um exemplo simples, vamos imaginar que uma loja de artigos de decoração recebeu R$ 300 no débito, R$ 400 por Pix e pagou um boleto de R$ 150 em um dia. Todos os valores foram registrados na planilha de controle financeiro da empresa.
Desse modo, no próximo ciclo contábil (análise dos relatórios financeiros para cálculo do faturamento), a conciliação bancária vai conferir se esses valores constam corretamente no extrato bancário.
Lembrando que a periodicidade do ciclo contábil varia conforme a empresa, podendo ser semanal, quinzenal, mensal, etc.
Portanto, o objetivo da conciliação bancária é verificar se o controle financeiro interno do negócio confere com os lançamentos no extrato da conta PJ. Assim, de modo geral, a conciliação bancária permite:
- Monitorar os saldo das vendas feitas por Pix PJ, cartões e boletos;
- Controlar as despesas do negócio;
- Identificar fraude financeira no período apurado;
- Localizar erros e omissões nos registros financeiros internos;
- Acompanhar o fluxo de caixa;
- Reduzir o risco de erro nos fechamentos contábeis;
- Facilitar a organização de dados para o balanço patrimonial;
- Corrigir prejuízos imediatos;
- Ajustar o planejamento estratégico da empresa, se necessário.
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Qual a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?
O controle de fluxo de caixa é feito pelo registro de todas as movimentações de entrada e saída de valores do caixa da empresa, com planilhas ou um sistema automatizado.
Portanto, o fluxo de caixa representa o controle financeiro interno, sendo uma ferramenta indispensável para o planejamento estratégico do negócio, inclusive.
Já a conciliação bancária cruza as informações do fluxo de caixa com o extrato bancário empresarial. Portanto, a conciliação verifica a consistência entre o acompanhamento financeiro interno e as movimentações bancárias.
Existe ainda uma diferença quanto à periodicidade: enquanto o fluxo de caixa deve ser alimentado diariamente, a conciliação pode ser feita de forma semanal, quinzenal, mensal, ou em intervalo maior.
Até porque, existe um prazo de compensação para alguns lançamentos, como recebíveis das vendas realizadas com a maquininha de cartões.
Dessa forma, podemos dizer que a conciliação bancária complementa o controle de fluxo de caixa, ao permitir a identificação de erros e inconsistências nos valores lançados.
Vale dizer ainda que a prática da conciliação faz parte de uma uma cultura de transparência e prestação de contas na empresa, baseada nos princípios da governança corporativa.
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Como fazer a conciliação bancária de uma empresa?
Antes de explicar como fazer a conciliação bancária, devemos lembrar que a complexidade do processo varia conforme a operação da empresa, embora seu princípio seja sempre o mesmo (comparar registros financeiros internos com os lançamentos bancários).
Por isso, a conciliação pode ser feita manualmente ou de forma automática, a partir de um sistema de gestão financeira.
De todo modo, o processo pode ser resumido no passo a passo a seguir:
1. Monitoramento do fluxo de caixa
Todas as movimentações da empresa devem ser controladas diariamente, incluindo entradas e saídas. Confira alguns exemplos de informações que devem integrar o fluxo de caixa:
- Pagamentos de faturas de fornecedores;
- Tarifas bancárias;
- Recebimentos pela venda de produtos e serviços;
- Pagamento de tributos;
- Remuneração de pessoas colaboradoras;
- Despesas fixas (aluguel do ponto comercial, contas de consumo, etc.).
2. Cruzamento de informações
Verifique se os registros financeiros conferem com os lançamentos no extrato bancário da empresa, lembrando de conferir valores e datas.
Dessa forma, é possível encontrar omissões e erros no controle interno, como um débito no extrato que não bate com nenhuma saída no fluxo de caixa, por exemplo.
3. Correção de erros
Se a conciliação bancária identificar inconsistências, é preciso buscar soluções para os problemas, de preferência com as pessoas responsáveis.
Ainda que um erro não possa ser corrigido de forma imediata, é possível identificar sua causa e evitar que se repita.
Do mesmo modo, o processo permite identificar falhas recorrentes na gestão financeira da empresa, criando um plano de ação para o enfrentamento.
Quais documentos são necessários?
Além do extrato da conta empresarial, comprovantes de pagamentos, notas fiscais e boletos bancários são os documentos mais comuns no processo de conciliação, enviados à contabilidade ou à pessoa responsável pelo controle das finanças do negócio.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
Como a conta Cora pode ajudar a fazer a conciliação bancária?
Entre as vantagens da Cora, a conta PJ gratuita oferece duas ferramentas para facilitar o processo de conciliação bancária na sua empresa: exportação automática do extrato e gestão de cobranças.
Com o extrato automático Cora, você só precisa fazer a configuração uma vez para receber o extrato de forma automática no período que preferir.
Assim, você tem liberdade para configurar a frequência de envio (semanal, quinzenal ou mensal) e os formatos do arquivo (CSV, PDF e OFX).
Você ainda pode cadastrar o e-mail de uma ou mais pessoas para compartilhar o extrato, podendo automatizar o envio das informações à contabilidade, por exemplo.
E com a gestão de cobranças Cora, você consegue monitorar o status de todos os boletos de cobrança pagos, vencidos e a vencer em um único painel.
Dessa forma, o acompanhamento do fluxo de caixa fica mais simples e prático. Sem falar que a gestão de cobranças também ajuda a reduzir a inadimplência.
Esperamos que o artigo tenha sido útil para tirar suas dúvidas sobre como fazer conciliação bancária. E, para não perder nenhuma novidade, assine a nossa newsletter!
