Saber como emitir nota fiscal é um desafio para muitas pessoas que desejam abrir uma empresa ou aquelas que pensam nisso. Registrar compra e venda de produtos ou serviços é necessário para que as empresas possam seguir conforme a legislação e sem problemas com a Receita Federal.
E ao contrário do que muitos pensam, a emissão deste documento é muito mais simples do que se imagina.
Mas se você tem perdido o sono por não ter ideia de como emitir nota fiscal, este texto foi feito para você. Nele, será possível entender:
- O que é uma nota fiscal
- Como emitir nota fiscal
- Os principais tipos de notas fiscais
- Vantagens de emitir NFs
O que é nota fiscal?
A Nota Fiscal é um importante documento que a maior parte das empresas são obrigadas a emitir. O objetivo é registrar a transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou uma pessoa física.
Por legislação, todas as empresas precisam emitir NF, com exceção apenas do Microempreendedor individual – MEI. Neste caso, a pessoa empreendedora emite o documento apenas para casos de prestação de serviços para pessoa jurídica – como empresas, ONGs, órgãos públicos — ou se o consumidor pedir.
Por que emitir notas fiscais?
Emitir nota fiscal é importante para fazer o recolhimento de impostos, como ISS (Imposto Sobre Serviços) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – este para empresas não cadastradas no Simples Nacional.
Por meio da NF, é possível comprovar o faturamento da empresa e o imposto devido por ela. Deixar de fazer corretamente trará à pessoa empreendedora problemas com o Fisco, podendo, inclusive, responder por sonegação fiscal.
Vantagens de emitir NF
Mas emitir notas fiscais também tem muitas vantagens para as empresas, não só obrigações. Veja abaixo:
Mais credibilidade para o seu negócio
A maioria das empresas só contrata prestadores de serviços que emitem nota fiscal. Neste caso, quando você passa a não emitir, você deixa de ser opção para estes contratantes, pois perde a credibilidade diante dos concorrentes.
Organização do faturamento
Como já falamos, as notas fiscais validam as transações financeiras de compra e venda de produtos e serviços da empresa. Ter estas notas bem geridas, pode, ainda, evitar retrabalhos, multas, prejuízos e irregularidades junto à Receita Federal.
Concordância com as obrigações fiscais
As notas fiscais emitidas pela sua empresa auxiliam na hora de fazer os cálculos dos impostos, como já dito acima. Sendo assim, ao fazer este processo corretamente, sua empresa fica em dia com as obrigações fiscais e evita problemas com a justiça.
Principais tipos de notas fiscais
Existem dois modelos de nota fiscal. São elas:
- Tradicional: é a famosa NF emitida em papel, onde o preenchimento das informações é feito totalmente à mão. Neste modelo, a empresa precisa guardar todos os documentos em pastas e arquivos, o que gera uma maior dificuldade de se fazer o controle.
- Eletrônica: tem o mesmo valor da NF tradicional, porém tudo é feito pelo computador: a inclusão dos dados; a emissão; e o armazenamento. Para isso, é necessário um programa emissor desenvolvido exclusivamente para esta finalidade.
E dentro desses modelos, existem ainda os tipos de nota fiscal, onde a empresa precisa estar atenta em qual usar em seu dia a dia. Abaixo, você confere os 3 principais.
Nota Fiscal (NF)
Este é o modelo usado para registrar a venda e compra de produtos. Além disso, serve também no registro de outras operações, como importação, exportação, remessa, retorno e devolução.
Trata-se do tipo mais usado em negócios como atacado, varejo e lojas físicas e online, os famosos e-commerce.
Nota Fiscal de Serviços (NFS)
Este é o tipo para registrar a prestação de serviços. Desenvolvedores de software, professores, médicos, fisioterapeutas e outras categorias devem optar sempre por esta nota.
Nota Fiscal do Consumidor (NFC)
Esta nota vem substituindo o modelo do cupom fiscal. Este tipo é emitido na venda direta ao cliente, como no caso do varejo.
Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica é, geralmente, identificada pelo -e após o nome do tipo da nota. Por exemplo:
- NF-e / NFE: Nota fiscal (de produto)
- NFS-e / NFSE: Nota fiscal de serviço
- NFC-e / NFCE: Nota fiscal do consumidor
Como emitir nota fiscal?
Como já dito neste texto, o modelo mais comum de NF emitido é o eletrônico. E para emitir este modelo, é só seguir um simples passo a passo.
- Escolha o tipo de nota fiscal que sua empresa deve emitir;
- Faça seu credenciamento nos órgãos competentes da sua cidade e/ou estado;
- Adquira um certificado digital. Mais abaixo, você terá mais detalhes sobre essa etapa;
- Analise e contrate um software emissor que faça mais sentido para o seu negócio
- Pronto, agora é só emitir suas notas fiscais
Certificado digital
O Certificado Digital trata-se de uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet. Esta assinatura é importante para assegurar a autenticidade da nota fiscal emitida.
Este documento pode ser comprado por uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Ao adquirir, siga as orientações informadas pelo fornecedor para que não cometa nenhum erro.
Segunda via da Nota Fiscal?
Assim como na emissão da primeira via, a segunda também precisa seguir os processos definidos pela prefeitura onde está sua empresa.
Verifique no site da sua cidade ou presencialmente na prefeitura. Assim, é possível saber a particularidade do local onde você se encontra e evitar erros.
Nota Fiscal do MEI: como emitir?
Como já dito acima, o MEI emite Nota Fiscal apenas em operações que envolvam pessoas jurídicas, independentemente do serviço, valor da mercadoria ou contrato assinado.
O processo de emissão do MEI é tão simples quanto para qualquer outro. É só solicitar a autorização na Secretaria da Fazenda do estado ou região onde a empresa está registrada e pronto. Já será possível emitir NF.
Com esta particularidade de cada cidade/ estado, caso sua empresa esteja presente em mais de uma unidade federativa, será preciso realizar o processo em cada um dos estados.
Caso opte pela emissão de NF eletrônica, também é necessário o certificado digital. Não esqueça de optar sempre por uma autoridade certificadora de confiança e renomada no mercado.
Viu como é simples o processo de emissão de nota fiscal? Se você tinha algum receio ou medo desta parte na hora de empreender, agora já pode respirar mais aliviado.
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