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Como cobrar um cliente por WhatsApp: 3 modelos de mensagens e dicas

9 de dezembro de 2022
como cobrar um cliente por whatsapp

Você já se perguntou como cobrar um cliente por WhatsApp educadamente e sem provocar grandes constrangimentos mas, ao mesmo tempo, de forma eficiente, para que a sua empresa não fique no prejuízo? Parece difícil, né? 

Sabemos que esse é um grande desafio para muitos empreendedores. Por isso, trouxemos algumas dicas práticas e até exemplos de mensagens prontas para te ajudar nessa missão. 

Vem com a gente! 

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[H2] O que é uma mensagem de cobrança e por que ela é importante? 

As mensagens de cobrança são comunicações que todas as empresas precisam ter, independentemente do porte ou área de atuação. 

Trata-se de uma mensagem enviada para os clientes com o intuito de lembrá-los sobre dívidas em aberto ou, em alguns casos, próximas ao vencimento. 

Para que essa mensagem seja eficiente, é importante que tenha quatro itens principais:

  1. Uma saudação cordial e educada;
  2. A informação sobre o valor que precisa ser acertado;
  3. As opções de pagamento que a pessoa pode optar;
  4. Uma despedida que deixe claro que, em caso de dúvidas ou dificuldades, você ou a sua empresa estão à disposição para ajudar. 

 

Aqui, vale a pena ressaltar um ponto importante: de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, comunicações de cobrança não podem expor os clientes ao ridículo e muito menos conter ameaças. Por isso, é muito importante ter cuidado redobrado na construção desse tipo de mensagem.

Leia também | Como a régua de cobrança da Cora pode te ajudar a reduzir a inadimplência da sua empresa

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[H2] Quando posso enviar uma mensagem de cobrança? 

Após um dia de atraso no pagamento, a empresa já tem o direito de incluir o CPF ou CNPJ do consumidor na lista de negativados dos órgãos de proteção ao crédito, também conhecidos como birôs de crédito. Aqui no Brasil, existem quatro instituições desse tipo: Serasa, Boa Vista SCPC, SPC Brasil e Quod.

Entretanto, essa não é uma medida comum, pois é importante prezar pela relação de confiança e parceria com o seu consumidor

É preciso levar em consideração que alguns atrasos podem ocorrer por mero esquecimento ou por conta de um imprevisto, e o seu cliente pode precisar de alguns dias a mais para acertar o pagamento — mesmo que esse não seja o cenário ideal. 

Em situações assim, receber uma notificação de negativação pode assustar o consumidor. 

O ideal é que você faça uma gestão de cobrança organizada e que dê oportunidades para a pessoa se lembrar do acerto em aberto e quitar a dívida mesmo após o prazo ter passado. 

Uma opção de cronograma para seguir é:

  • Após um dia de atraso: enviar mensagem pelo WhatsApp com um lembrete;
  • Após 15 dias de atraso: enviar uma mensagem pelo WhatsApp/e-mail com reforço da mensagem anterior e cobrança;
  • Após 45 dias de atraso: enviar uma mensagem no WhatsApp/e-mail informando que a dívida será informada aos birôs de crédito dentro de 15 dias caso o pagamento não seja feito. 

 

Também é importante que a sua empresa esteja aberta a negociações, afinal, cada caso é um caso. Você pode ter um cliente fiel e bom pagador mas que, por algum motivo, está atravessando uma dificuldade financeira, por exemplo. 

Vale a pena avaliar a situação e ser mais flexível  porque, em situações como essa, uma comunicação desrespeitosa pode afastar esse consumidor no futuro. 

[H2] Como cobrar um cliente por WhatsApp: 3 exemplos para você se basear

O WhatsApp é um meio  muito interessante para lembrar o consumidor de um pagamento que ele ainda precisa fazer. 

Mas, como já mencionamos, para que essa cobrança seja eficiente, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escrever os textos. 

Confira, a seguir, três exemplos que você pode usar como modelo na hora de criar as suas mensagens.  

[H3] Mensagem de lembrete (um dia de atraso) 

“Olá, [nome do cliente]. Tudo bem?

Estamos enviando esta mensagem para lembrar que a fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx, venceu ontem. No entanto, ainda não identificamos o pagamento. Aconteceu alguma coisa?

Se preferir, podemos enviar o código de barras novamente. O que acha? Lembramos que você pode fazer o acerto por Pix ou boleto. 

Se surgir qualquer dúvida ou dificuldade, estamos à disposição.” 

[H3] Mensagem de cobrança (15 dias de atraso)

“Olá, [nome do cliente]. Tudo bem?

Estamos entrando em contato novamente porque ainda não identificamos o acerto da fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx. 

Queríamos saber se você está tendo alguma dificuldade com o acerto. Se for preciso, podemos negociar o prazo e a forma de pagamento, ok? 

Lembramos que aceitamos Pix ou boleto. A seguir, estamos enviando o código de barras para facilitar esse processo para você. 

Seguimos à disposição!”

 [H3] Mensagem de cobrança (45 dias de atraso)

“[Nome do cliente], como está?

Infelizmente, não identificamos o pagamento da fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx. 

Por conta disso, em quinze dias vamos precisar informar esse problema para os órgãos de proteção ao crédito. 

A boa notícia é que você ainda pode regularizar a sua situação! Entre em contato com a nossa equipe para que possamos fazer um acordo e ajudar você a quitar sua dívida. 

Estamos à disposição!”

Leia também | 11 frases para cobrar clientes inadimplentes + modelos prontos

[H2] O que levar em consideração na hora de preparar a mensagem

Como você pode ter percebido nos exemplos anteriores, é perfeitamente possível equilibrar educação com uma mensagem mais séria na hora de cobrar uma pessoa

Assim, quando você for escrever seu texto, além de se basear nas nossas dicas, lembre-se sempre de: 

  • Ser cordial e tratar o cliente de forma compreensiva, mostrando que você está ali para ajudá-lo; 
  • Ter empatia e bom senso, já que imprevistos podem acontecer com todo mundo; 
  • Escolher as palavras com calma, preferindo termos positivos e deixando claro que o seu objetivo é sempre entrar em um acordo que seja bom para todos;
  • Facilitar as formas de pagamento, inclusive reenviando o código de barras ou a chave Pix, se for o caso;
  • Mostrar que sua empresa está aberta a negociações, caso sejam necessárias;
  • Atentar-se para o tom de voz, que deve ser o mesmo usado nas comunicações da sua empresa em outros lugares, como nas mídias sociais. 

 

Tomando todos esses cuidados, as chances de você ser pago e ainda manter um bom relacionamento com a pessoa em questão são muito grandes. 

Se ao ler este artigo você percebeu que precisa melhorar a sua gestão de cobranças, conte com a Cora para isso! 

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Por Equipe Cora
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