Você já se perguntou como cobrar um cliente por WhatsApp educadamente e sem provocar grandes constrangimentos mas, ao mesmo tempo, de forma eficiente, para que a sua empresa não fique no prejuízo? Parece difícil, né?
Sabemos que esse é um grande desafio para muitos empreendedores. Por isso, trouxemos algumas dicas práticas e até exemplos de mensagens prontas para te ajudar nessa missão.
Vem com a gente!
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
[H2] O que é uma mensagem de cobrança e por que ela é importante?
As mensagens de cobrança são comunicações que todas as empresas precisam ter, independentemente do porte ou área de atuação.
Trata-se de uma mensagem enviada para os clientes com o intuito de lembrá-los sobre dívidas em aberto ou, em alguns casos, próximas ao vencimento.
Para que essa mensagem seja eficiente, é importante que tenha quatro itens principais:
- Uma saudação cordial e educada;
- A informação sobre o valor que precisa ser acertado;
- As opções de pagamento que a pessoa pode optar;
- Uma despedida que deixe claro que, em caso de dúvidas ou dificuldades, você ou a sua empresa estão à disposição para ajudar.
Aqui, vale a pena ressaltar um ponto importante: de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, comunicações de cobrança não podem expor os clientes ao ridículo e muito menos conter ameaças. Por isso, é muito importante ter cuidado redobrado na construção desse tipo de mensagem.
Leia também | Como a régua de cobrança da Cora pode te ajudar a reduzir a inadimplência da sua empresa
Na Cora, os boletos são completamente livres de tarifas, tanto na emissão quanto na compensação
[H2] Quando posso enviar uma mensagem de cobrança?
Após um dia de atraso no pagamento, a empresa já tem o direito de incluir o CPF ou CNPJ do consumidor na lista de negativados dos órgãos de proteção ao crédito, também conhecidos como birôs de crédito. Aqui no Brasil, existem quatro instituições desse tipo: Serasa, Boa Vista SCPC, SPC Brasil e Quod.
Entretanto, essa não é uma medida comum, pois é importante prezar pela relação de confiança e parceria com o seu consumidor.
É preciso levar em consideração que alguns atrasos podem ocorrer por mero esquecimento ou por conta de um imprevisto, e o seu cliente pode precisar de alguns dias a mais para acertar o pagamento — mesmo que esse não seja o cenário ideal.
Em situações assim, receber uma notificação de negativação pode assustar o consumidor.
O ideal é que você faça uma gestão de cobrança organizada e que dê oportunidades para a pessoa se lembrar do acerto em aberto e quitar a dívida mesmo após o prazo ter passado.
Uma opção de cronograma para seguir é:
- Após um dia de atraso: enviar mensagem pelo WhatsApp com um lembrete;
- Após 15 dias de atraso: enviar uma mensagem pelo WhatsApp/e-mail com reforço da mensagem anterior e cobrança;
- Após 45 dias de atraso: enviar uma mensagem no WhatsApp/e-mail informando que a dívida será informada aos birôs de crédito dentro de 15 dias caso o pagamento não seja feito.
Também é importante que a sua empresa esteja aberta a negociações, afinal, cada caso é um caso. Você pode ter um cliente fiel e bom pagador mas que, por algum motivo, está atravessando uma dificuldade financeira, por exemplo.
Vale a pena avaliar a situação e ser mais flexível porque, em situações como essa, uma comunicação desrespeitosa pode afastar esse consumidor no futuro.
[H2] Como cobrar um cliente por WhatsApp: 3 exemplos para você se basear
O WhatsApp é um meio muito interessante para lembrar o consumidor de um pagamento que ele ainda precisa fazer.
Mas, como já mencionamos, para que essa cobrança seja eficiente, é preciso tomar alguns cuidados na hora de escrever os textos.
Confira, a seguir, três exemplos que você pode usar como modelo na hora de criar as suas mensagens.
[H3] Mensagem de lembrete (um dia de atraso)
“Olá, [nome do cliente]. Tudo bem?
Estamos enviando esta mensagem para lembrar que a fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx, venceu ontem. No entanto, ainda não identificamos o pagamento. Aconteceu alguma coisa?
Se preferir, podemos enviar o código de barras novamente. O que acha? Lembramos que você pode fazer o acerto por Pix ou boleto.
Se surgir qualquer dúvida ou dificuldade, estamos à disposição.”
[H3] Mensagem de cobrança (15 dias de atraso)
“Olá, [nome do cliente]. Tudo bem?
Estamos entrando em contato novamente porque ainda não identificamos o acerto da fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx.
Queríamos saber se você está tendo alguma dificuldade com o acerto. Se for preciso, podemos negociar o prazo e a forma de pagamento, ok?
Lembramos que aceitamos Pix ou boleto. A seguir, estamos enviando o código de barras para facilitar esse processo para você.
Seguimos à disposição!”
[H3] Mensagem de cobrança (45 dias de atraso)
“[Nome do cliente], como está?
Infelizmente, não identificamos o pagamento da fatura da sua compra realizada no dia xx/xx, no valor de R$ xx,xx.
Por conta disso, em quinze dias vamos precisar informar esse problema para os órgãos de proteção ao crédito.
A boa notícia é que você ainda pode regularizar a sua situação! Entre em contato com a nossa equipe para que possamos fazer um acordo e ajudar você a quitar sua dívida.
Estamos à disposição!”
Leia também | 11 frases para cobrar clientes inadimplentes + modelos prontos
[H2] O que levar em consideração na hora de preparar a mensagem
Como você pode ter percebido nos exemplos anteriores, é perfeitamente possível equilibrar educação com uma mensagem mais séria na hora de cobrar uma pessoa.
Assim, quando você for escrever seu texto, além de se basear nas nossas dicas, lembre-se sempre de:
- Ser cordial e tratar o cliente de forma compreensiva, mostrando que você está ali para ajudá-lo;
- Ter empatia e bom senso, já que imprevistos podem acontecer com todo mundo;
- Escolher as palavras com calma, preferindo termos positivos e deixando claro que o seu objetivo é sempre entrar em um acordo que seja bom para todos;
- Facilitar as formas de pagamento, inclusive reenviando o código de barras ou a chave Pix, se for o caso;
- Mostrar que sua empresa está aberta a negociações, caso sejam necessárias;
- Atentar-se para o tom de voz, que deve ser o mesmo usado nas comunicações da sua empresa em outros lugares, como nas mídias sociais.
Tomando todos esses cuidados, as chances de você ser pago e ainda manter um bom relacionamento com a pessoa em questão são muito grandes.
Se ao ler este artigo você percebeu que precisa melhorar a sua gestão de cobranças, conte com a Cora para isso!
Ao abrir sua conta PJ gratuitamente conosco, você terá em mãos tudo o que precisa para organizar seus pagamentos de um jeito simples, prático e inteligente.
Dá só uma olhada no que você encontra por aqui:
- Dashboard exclusivo e gratuito para você acompanhar em um único lugar todos os pagamentos, status e datas de vencimento;
- Envio de notificações automáticas antes, após ou na data de vencimento dos boletos, para evitar atrasos e reduzir a inadimplência;
- Emissão gratuita e ilimitada de boletos de cobrança única, parcelados e até recorrentes, para você ganhar tempo.
Gostou do que leu até aqui? Então, sinta-se à vontade para criar sua conta Cora agora mesmo, sem pagar nada e sem burocracia. É bem rapidinho 😉
Será um prazer fazer parte da sua jornada empreendedora!
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
