O objetivo de toda pessoa empreendedora é ver sua empresa crescer, não é mesmo? Contratar colaboradores faz parte deste processo! Mas, quando isso acontece, outras responsabilidades e demandas começam a surgir. Uma delas é compreender como calcular IRRF na folha de pagamento. Afinal, aplicar descontos no salário de qualquer pessoa é algo muito sério. Não dá para errar nesta conta!
Se você não faz ideia do que é e como funciona o IRRF, muito menos como calcular o imposto, fique tranquilo. Hoje, vamos explicar tudo a respeito do Imposto de Renda Retido na Fonte. Vamos lá?
Leia também | Como calcular folha de pagamento: conheça os detalhes
Como calcular IRRF na folha de pagamento? Primeiros passos
Antes de aprender a fazer este cálculo é fundamental saber ao certo o que é IRRF e o que significa IRRF. A sigla quer dizer Imposto de Renda Retido na Fonte. Trata-se de uma obrigação tributária destinada à Receita Federal que pode ser cobrada tanto de pessoas físicas (PF) quanto de pessoas jurídicas (PJ). Na prática, funciona como uma antecipação do imposto de renda e tem como objetivo simplificar a declaração anual.
Toda e qualquer pessoa física que trabalha com carteira assinada e recebe mensalmente um salário acima do teto mínimo para isenção estipulado pela Receita Federal (adiante a gente detalha esta tabela), tem esse imposto descontado de seu salário todos os meses.
O valor é, portanto, deduzido do salário bruto mensal do colaborador e, por isso, é obrigação da empresa fazer o recolhimento sem errar no cálculo.
Este medo de calcular errado o IRFF ocorre porque diversos fatores interferem na conta, como faixa salarial e respectivo desconto do INSS, se o colaborador tem dependentes, se paga pensão alimentícia, se possui plano de saúde, entre outros. É, por isso, um cálculo personalizado, que muda de colaborador para colaborador.
No Brasil, todos os valores que são recolhidos ou retidos devem ser detalhados na Declaração do Imposto de Renda Anual e enviados à Receita Federal para deixar claro tudo o que foi pago no ano anterior e se existe algum valor faltante ou a ser devolvido.
E é muito importante você saber que o não pagamento desse imposto pode causar sérios problemas para sua empresa, além de multas e juros.
O que é preciso para calcular o IRRF na folha de pagamento?
Para fazer o cálculo do do IRRF no holerite do seu colaborador você basicamente precisa saber:
– qual o salário bruto dele (o valor original de contrato, sem nenhum desconto, e ainda acrescido de outros “extras” como adicional noturno e horas extras, por exemplo).
– aplicar o desconto obrigatório do INSS de acordo com a faixa salarial do colaborador;
– saber o número de dependentes que o colaborador tem e se paga pensão alimentícia. Isso porque, conforme a tabela do IRRF, deve ser descontado o valor de R$ 189,59 por dependente que o trabalhador possuir;
– ter acesso à tabela do IRRF do ano vigente para descobrir em qual faixa seu colaborador se encontra.
Para ficar mais claro, mais adiante vamos colocar em prática tudo isso, simulando como calcular IRRF na folha de pagamento de um colaborador fictício. Mas antes, confira as duas tabelas que você precisa ter em mãos na hora de fazer as contas: a do IRRF e a do INSS.
Qual é a tabela do IRRF 2022?
Desde 2015 a tabela do IRRF não passa por nenhuma mudança no Brasil. Mas, na teoria, ela deveria ser atualizada conforme a inflação e economia do país anualmente.
Mudanças nas alíquotas estão em discussão em Brasília no âmbito do projeto da reforma tributária, mas enquanto não forem aprovadas a tabela permanece a descrita abaixo. Confira:
| Base de cálculo | Alíquota | Dedução |
| de 0,00 até 1.903,98 | isento | 0,00 |
| de 1.903,99 até 2.826,65 | 7,50% | 142,80 |
| de 2.826,66 até 3.751,05 | 15,00% | 354,80 |
| de 3.751,06 até 4.664,68 | 22,50% | 636,13 |
| a partir de 4.664,68 | 27,50% | 869,36 |
Qual é a tabela do INSS de 2022?
O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é o órgão responsável pelos pagamentos das aposentadorias e de outros benefícios dos profissionais que contribuem para a Previdência Social no Brasil.
Por isso, todos os trabalhadores com carteira assinada têm uma contribuição mensal descontada diretamente da sua folha de pagamento. Este desconto depende da faixa salarial de cada um. Em 2022 a tabela aplicada é a seguinte:
| Faixa salarial | Dedução |
| Até R$ 1.212,00 | 7,5% |
| De R$ 1.212,00 até R$ 2.427,35 | 9% |
| De R$ 2.427,36 até R$ 3.641,03 | 12% |
| De R$ 3.641,04 até R$ 7.087,22 (teto do INSS em 2022) | 14% |
Como calcular o desconto de IRRF na folha de pagamento na prática?
O primeiro passo para saber como calcular IRRF é determinar a remuneração bruta de cada colaborador. Isso significa contabilizar as horas extras a partir do sistema de controle de ponto, as comissões por vendas e demais vencimentos, consolidando-os na folha de pagamento.
Depois, é preciso saber quais valores devem ser deduzidos para encontrar a base de cálculo correta (INSS, dependentes, pensão). A partir desse cálculo, é possível definir o valor que terá incidência do IR e que será usado para definir a alíquota.
Para ficar mais claro, vamos imaginar que um colaborador que tenha dois filhos e um salário bruto de R$ 4000 ganhou em maio de 2022 mais R$ 500 em hora extra, adicional noturno e comissão. Isso significa que o salário bruto dele neste mês totalizou R$ 4500.
Para esta faixa salarial o desconto do INSS, conforme a tabela acima, é de 14%. Ou seja, será descontado R$ 630 só da seguridade social. O desconto referente aos dois dependentes que ele tem será de R$ 379,18.
Assim, subtraindo os dois descontos do salário deste colaborador a gente encontra sua remuneração líquida e consegue descobrir qual a base de cálculo do IRRF aplicável a ele. A conta seria a seguinte:
R$ 4500 (salário bruto)
– R$ 630 (INSS)
– R$ 379,18 (dependentes)
= R$ 3490,92
Portanto, sabemos que o salário base para o cálculo do IRRF na folha de pagamento deste colaborador é de R$ 3490,92. Segundo a tabela de 2022, este valor se encaixa na faixa de 15% e o desconto é de até R$ 354,80.
Para descobrir quanto será o IRRF é preciso multiplicar o salário líquido por 0,15, neste caso, e deduzir do resultado o valor correspondente na tabela. Observe:
R$ 3490,92 x 0,15 = R$ 523,63
R$ 523,63 – R$ 354,80 (valor da tabela) = R$ 168,83
Sendo assim, o valor do Imposto de Renda a ser retido na folha de pagamento deste colaborador é de R$ 168,83.
É dessa forma que é feito o cálculo do IRRF todos os meses na folha de pagamento.
É importante você também saber que o imposto é descontado em outras situações, como no pagamento de décimo terceiro, férias, participação nos lucros e premiações. A dedução do tributo segue o mesmo raciocínio do desconto no salário mensal.
- Para o adiantamento do salário, o famoso vale, a dedução do IRRF costuma ocorrer na segunda parte do pagamento;
- Para o pagamento do décimo terceiro salário, que costuma ser feito em duas parcelas, o desconto do IRRF incide apenas na segunda, junto com o desconto de INSS;
- Para o pagamento das férias, que ocorre separadamente do valor do salário, o IRFF também é descontado do benefício pago.
- Para participação nos lucros ou PLR, o cálculo é feito à parte dos recebimentos mensais. Mas só ocorre quando o valor recebido for maior que R$ 6.000. O percentual a ser descontado considera a tabela do IRRF vigente.
- Para premiações e bônus também é preciso descontar o IRRF quando eles são pagos mais de duas vezes ao ano, sejam eles em dinheiro, bens ou serviços. Nestes dois últimos casos, a empresa assume o valor a ser deduzido do imposto.
Como fazer este cálculo é trabalhoso e delicado, se você contar com muitos colaboradores na sua empresa e ainda não possuir um RH estruturado, o ideal é ter ajuda de um contador ou utilizar planilhas e sistemas que ajudem você a fazer essas contas de forma mais assertiva.
E agora que você já sabe como calcular IRRF na folha de pagamento, você pode aproveitar para conhecer um pouco melhor os serviços de gestão que a Cora oferece às pessoas empreendedoras e também a nossa conta PJ sem taxa. É só clicar aqui!
Até a próxima e bons negócios!
