Saber como lidar com clientes inadimplentes é fundamental para um negócio manter suas finanças equilibradas. Daí entra a necessidade de ter um ciclo de cobrança estruturado, para garantir um bom retorno na recuperação de dívidas.
Dessa forma, a empresa já define quais as ações a serem tomadas a partir do momento em que uma cobrança não é paga até a data de vencimento, trazendo mais agilidade ao processo.
Então, se você tem dúvidas sobre o que é exatamente o ciclo de cobrança e como definir o da sua empresa, continue com a gente para descomplicar este assunto.
O que é o ciclo de cobrança de uma empresa?
O ciclo de cobrança é o processo pelo qual uma empresa faz o acompanhamento e a recuperação de dívidas em aberto.
Logo, tal processo é vital para a saúde financeira do negócio, pois permite que ele receba o dinheiro das vendas realizadas com eficiência, mantendo seu fluxo de caixa positivo.
Sendo assim, as etapas do ciclo geralmente incluem:
Emissão da cobrança
A empresa emite a cobrança para a pessoa cliente, contendo o valor devido e a data de vencimento, a partir de uma fatura ou boleto bancário, por exemplo.
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Vencimento da cobrança
Se o valor devido não for pago até a data de vencimento, a empresa pode começar o processo de cobrança. Além disso, é possível enviar lembretes de cobrança antes do vencimento.
Primeiro aviso de cobrança
A empresa envia um primeiro aviso, informando que a fatura está atrasada e como a pessoa consumidora pode regularizar o débito (enviar um boleto de cobrança atualizado, por exemplo).
Quanto ao meio de envio, é possível usar a cobrança por WhatsApp ou e-mail, por exemplo, conforme definido na régua de cobrança do negócio.
Segundo aviso
Se o débito continua em aberto após o primeiro aviso, a empresa envia um segundo lembrete, explicando sobre o aumento do valor da dívida e mostrando as opções de quitação.
Contato telefônico
Se a pessoa devedora ainda não respondeu aos lembretes, a empresa pode optar por entrar em contato por telefone para conversar sobre a dívida e tentar chegar a um acordo.
Protesto em cartório e ação judicial
Protestar uma dívida em cartório pode ser o último estágio do ciclo, quando todas as tentativas de cobrança amigável não têm efeito.
Além disso, dependendo do valor da dívida, a empresa pode considerar a cobrança judicial. Porém, como um processo pode ser demorado, além de trazer despesas, o custo-benefício dessa medida precisa ser bem avaliado.
Vale dizer que o ciclo de cobrança pode variar de empresa para empresa, mas estas são as etapas mais comuns.
Da mesma forma, é importante que o negócio esteja preparado para lidar com cada etapa do processo de maneira profissional e ética, a fim de receber os valores em atraso sem romper a relação com a pessoa cliente, sempre que possível.
Existe diferença entre ciclo e régua de cobrança?
A diferença entre ciclo de cobrança e régua de cobrança é que o ciclo se refere ao processo completo de acompanhamento e recuperação de dívidas.
Já a régua de cobrança é uma ferramenta utilizada para garantir que o ciclo de seja seguido de forma consistente e eficaz.
Assim, a régua de cobrança é como um roteiro que define os passos a serem seguidos para cada dívida, incluindo o tempo decorrido após o vencimento, tom da mensagem e meio de contato.
Desse modo, a régua de cobrança é importante porque permite que a empresa mantenha o controle de sua estratégia de cobrança, garantindo que todas as dívidas recebam atenção.
Em resumo, o ciclo de cobrança é o processo completo de recuperação de dívidas, enquanto a régua de cobrança é uma ferramenta que ajuda a garantir que o ciclo seja seguido com sucesso.
Como estruturar o ciclo de cobrança de um negócio?
A estruturação do ciclo de cobrança de uma empresa envolve definir os passos a serem seguidos para o acompanhamento e a recuperação de dívidas de clientes.
Além disso, estruturar o ciclo inclui implementar os processos e ferramentas para garantir sua eficácia.
Então, apresentados a seguir as principais etapas para estruturar o ciclo na sua empresa:
Definir as etapas do ciclo
Identifique todas as etapas do ciclo de cobrança, desde a emissão da cobrança até a ação judicial, se necessário.
Estabelecer os prazos
Defina prazos claros para cada etapa do ciclo de cobrança, incluindo os períodos de atraso, prazos para emitir os lembretes e dos contatos por telefone e outros canais.
Criar uma régua de cobrança
Use uma régua de cobrança para garantir que todas as dívidas sejam tratadas de forma consistente e que nenhum passo importante seja esquecido.
Treinar a equipe
Certifique-se de que a equipe responsável pelo ciclo esteja bem treinada e informada sobre todos os processos e ações de cobrança.
Use a tecnologia a seu favor
Utilize a automação para otimizar seu processo de cobrança. Para isso, você pode usar um sistema de cobrança automatizado.
Leia mais | Como escolher o melhor sistema de cobrança gratuito para a sua empresa?
Acompanhar e avaliar o ciclo
Monitore o ciclo regularmente e avalie sua eficiência, para identificar pontos de melhoria e garantir que ele esteja funcionando corretamente.
Lembre-se de que o ciclo de cobrança deve ser ético e respeitoso, sempre mantendo uma boa relação com o público consumidor.
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Esperamos que o artigo tenha ajudado a entender o que é o ciclo de cobrança e como organizar esse processo na sua empresa. E você pode continuar aprendendo com um post que explica o que é cobrança extrajudicial. Até a próxima!
