A nota fiscal é um documento que registra a venda de um produto ou a prestação de um serviço. A partir dessa emissão, a pessoa empreendedora declara para a Receita Federal que recebeu o valor declarado na nota e que está ciente sobre todos os encargos nesse trâmite.
O processo parece simples, mas muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como emitir nota fiscal de prestação de serviço. Isso acontece porque, na maioria dos casos, os prestadores de serviço atuam como microempreendedores individuais (MEI) e não existe a obrigatoriedade de consultar um contador para realizar a emissão.
Hoje em dia, já existe um sistema bastante simplificado que permite a emissão da nota fiscal eletrônica, o que facilita bastante a rotina do prestador de serviço. Mas ainda assim, diversas dúvidas aparecem quando é preciso emitir o documento fiscal na prática.
Para ajudar você, que ainda se sente inseguro sobre o assunto, organizamos um guia prático para ensinar como emitir a nota fiscal de prestação de serviços sem erros.
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Como emitir nota fiscal de prestação de serviços
Primeiramente, para emitir uma nota fiscal de prestação de serviços é preciso ter um CNPJ ativo, independente do tipo da sua empresa (MEI, SLU, LTDA, ME, etc).
O próximo passo é realizar um cadastro na prefeitura ou Secretaria da Fazenda (SEFAZ) da cidade em que o CNPJ foi aberto para ter acesso ao sistema de emissão de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).
Depois de realizar o cadastro, a pessoa empreendedora receberá uma matrícula e senha para ter acesso ao portal e gerar todas as suas notas.
Vale dizer que cada estado possui regras de liberação de acesso diferentes. Por isso, é importante que, em um primeiro momento, você consulte um contador para entender melhor quais documentos são necessários para realizar esse cadastro.
Como preencher a nota fiscal sem erro
O preenchimento da nota muda conforme o tipo de empresa cadastrada. No caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs), por exemplo, não é preciso gerar tributos na nota, pois eles já são pagos mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Por conta disso, os campos são preenchidos manualmente, mas dependendo do sistema utilizado pela empresa, é possível otimizar alguns deles. Alguns sites permitem que a pessoa empreendedora cadastre todos os dados dos seus clientes para não precisar preenchê-los a cada emissão de nota fiscal. Assim, basta uma pesquisa pelo nome da empresa e os dados são completados automaticamente.
Além de incluir os dados do cliente, também é preciso escolher o CNAE que mais se adequa ao serviço que está sendo prestado naquela nota. Feito esse processo, para finalizar, basta incluir os dados da tributação – quando necessário – e colocar a descrição do serviço junto com o valor cobrado.
Antes de finalizar a nota, é muito importante conferir se tudo foi preenchido corretamente, pois em caso de erro, será necessário cancelar o documento e gerar outro.
Mas e a nota fiscal avulsa, como funciona?
O prestador de serviço que não emite nota fiscal frequentemente pode optar pela Nota Fiscal Avulsa (NFA), que também é gerada em um sistema online. Esse modelo de nota fiscal pode ser emitido apenas por alguns perfis de prestadores de serviços, como:
- pessoas físicas não contribuintes;
- profissionais autônomos;
- artesãos;
- microempreendedores Individuais (MEI);
- micro e pequenos negócios;
- empresas inscritas exclusivamente no ISS e órgãos públicos, como repartições, autarquias e fundações.
A emissão da nota fiscal avulsa também depende do órgão e das leis municipais. Em algumas localidades, esse modelo não está mais disponível. Além disso, em casos de empresas sem CNPJ aberto, é preciso optar pelo Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).
Para evitar problemas, a dica é procurar a Sefaz da sua cidade e verificar as regras para emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Avulsa.
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Existe prazo para emissão de uma nota fiscal de serviço?
Não existe um prazo determinado por lei para que o prestador de serviço faça a emissão da nota fiscal. A única exigência é que o documento seja gerado e tenha na descrição o período em que aquele valor foi gerado para a empresa.
O indicado, no entanto, é que o documento seja gerado sempre que o serviço é finalizado e o pagamento solicitado à empresa. Vale lembrar que quem é MEI não é obrigado a gerar nota fiscal para pessoas físicas, entretanto, é sempre importante fazer isso quando o cliente solicitar o documento.
Como calcular nota fiscal de prestação de serviços
Um erro que pode ser cometido por muitos prestadores de serviço, é esquecer de colocar no processo de precificação o valor referente à nota fiscal.
Nesse sentido, é preciso lembrar que toda nota gera imposto para empresa, independente se ela está enquadrada no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Portanto, é importante colocar a alíquota do imposto pago no momento em que se calcula o preço de venda. Caso tenha dúvida, indicamos buscar um contador para fazer esse cálculo sem erros.
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O que ocorre se a empresa não emitir a NFS-e?
Quando você descobre como emitir nota fiscal de prestação de serviço, percebe que esse processo envolve uma prestação de contas à Receita Federal sobre o que foi vendido pela sua empresa.
Ao gerar a nota fiscal, todos os tributos agregados ao serviço são devidamente recolhidos e a sua empresa fica com todas as obrigações fiscais em dia.
A omissão de valores pode acarretar no crime de sonegação de imposto e, nesses casos, há uma pena que varia de 2 a 5 anos de reclusão, além da aplicação de uma multa, relativa ao valor omitido.
A emissão da nota fiscal de prestação de serviço é simples e você não precisa comprometer o futuro da empresa por conta disso. Esperamos que este guia tenha esclarecido todas as suas dúvidas sobre o tema. Mas, em caso de dúvidas, procure um contador de sua confiança e mantenha as suas obrigações em dia.
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