Principalmente os novos empreendedores já se depararam com alguns relatórios de contabilidade que são essenciais para uma empresa. E precisamos conversar sobre um deles, pois entender o que é regime de caixa e como essa ferramenta funciona na prática, vai ajudar bastante o controle financeiro do seu negócio.
Todo mundo sabe o quanto o gerenciamento de despesas é um diferencial para o sucesso da empresa. Se a sua contabilidade anda desorganizada, provavelmente toda a estrutura do negócio estará abalada, já que é com o controle financeiro que se movimentam as vendas, o relacionamento com o cliente, a produção e o marketing.
Organizamos o máximo de informações e simplificamos alguns conceitos para que você possa entender certinho o que é regime de caixa, como trabalhar a ferramenta na sua empresa e quais as vantagens que esse documento traz para o futuro do negócio. Confira.
O que é regime de caixa?
Podemos explicar o que é regime de caixa com um exemplo bem prático.
Quando você vende um produto ou executa um serviço, que gera uma nota fiscal, não necessariamente o dinheiro da fatura entrou, de fato, no caixa da empresa. Uma venda parcelada é um bom exemplo disso que estamos falando.
Nesses casos, o pagamento dos impostos incidentes é feito apenas após a quitação de cada parcela, feita pelo cliente. Assim, você paga o imposto na mesma proporção de parcelas que repassou o produto ou serviço para o cliente, sem ter déficit no fluxo de caixa da empresa.
Sendo assim, na teoria, o regime de caixa é o registro contábil de despesas e receitas de uma empresa, feito apenas quando o valor gera um movimento real no fluxo de caixa, ou seja, quando entra ou sai dinheiro.
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E o Regime de Competência?
Sempre que for necessário conversar sobre o que é regime de caixa e as funcionalidades dessa ferramenta, você ouvirá também outro termo: regime de competência.
As duas ferramentas trabalham juntas, mas são alimentadas em momentos diferentes. O regime de competência é o registro de todas as despesas e receitas, feito no momento que o evento aconteceu, mesmo que o valor não tenha entrado na conta empresarial.
Sendo assim, primeiro a sua contabilidade vai registrar o regime de competência, apontando que houve uma movimentação no financeiro e, posteriormente, se fará o registro do regime de caixa, quando o dinheiro, de fato, for movimentado.
A importância do Fluxo de Caixa no Funcionamento do Regime de Caixa
O regime de caixa segue completamente a movimentação do fluxo de caixa, já que compreende que comprar e pagar são duas coisas diferentes. Você pode, por exemplo, comprar insumos para produzir suas mercadorias, mas começar a pagar somente daqui há 30 dias. Por isso, não faz sentido registrar uma saída financeira se ela, de fato, não aconteceu.
Nesse caso, manter o fluxo de caixa atualizado e organizado é essencial para que o seu regime de caixa também faça sentido para a contabilidade.
Uma vez que há registros errados, a empresa pode acabar pagando impostos mais de uma vez ou até mesmo, deixar de pagá-los.
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Qualquer empresa pode fazer o regime de caixa?
Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP), e outros negócios que optaram pelo Lucro Presumido e pelo Simples Nacional como modelo de tributação, podem optar pelo regime de caixa.
Para essas empresas, o regime permite que haja um menor comprometimento dos valores em caixa, já que nada será tributado sem o registro de entrada. Assim a sustentabilidade do negócio pode ser mais bem analisada e projetada.
As outras modalidades de empresa podem optar pelo regime de competência, que é considerado a opção oficial do Imposto de Renda.
Cuidados importantes ao optar pelo regime de caixa
Optar pelo regime de caixa parece ser a melhor opção à primeira vista, no entanto, é preciso analisar bem para a empresa não acabar com problemas com o fluxo de caixa ou, até mesmo, com a Receita Federal.
A primeira atenção é quanto aos registros no fluxo de caixa. Como citamos mais acima, essa documentação é muito importante para que não haja erro no regime. Sendo assim, toda receita que entra e toda a despesa que sai, efetivamente, deve ser registrada.
O ideal é que você opte por um software que trabalhe de forma automatizada. As planilhas são eficientes, mas o trabalho manual pode sim gerar riscos de erros.
Outro cuidado importante é quanto ao registro. Ele só deve ser feito quando o dinheiro realmente sai ou entra na conta da empresa.
Caso você ou seu time do financeiro não se atente e registre logo quando a fatura for gerada, pode acontecer de um valor ser contabilizado para um mês no qual haverá a movimentação bancária.
O resultado é que, dependendo do valor, pode faltar recursos e uma dívida ser gerada, se acumulando para o mês seguinte e podendo criar uma imensa bola de neve para o financeiro.
Conseguiu entender o que é regime de caixa? Você pode conferir também outros conteúdos aqui no blog da Cora sobre gestão financeira para empresas e ter ainda mais sucesso na sua contabilidade!
