Assim como outras questões relacionadas à cobrança, saber como cobrar um cliente por e-mail é um tema que gera várias dúvidas. Mas é importante aproveitar esse canal de comunicação para combater a inadimplência.
Aqui, o caminho para superar o desafio passa por conhecer boas práticas de envio de mensagens de cobrança por escrito. Dessa forma, é possível manter a cordialidade ao cobrar, mesmo que o tom adotado seja mais formal.
Para ajudar, preparamos este post com orientações de como cobrar um cliente por e-mail, com os cuidados essenciais na hora de redigir e enviar as mensagens, além de uma dica para automatizar sua cobrança por e-mail gratuitamente.
4 dicas de como cobrar um cliente por e-mail
A seguir, você confere quatro dicas de como cobrar um cliente por e-mail, para aumentar as chances de receber o valor pendente sem desrespeitar os direitos do consumidor.
1. Observe as regras de cobrança
É essencial respeitar os limites estabelecidos pelo Código de Defesa do Consumidor, que proíbe qualquer tipo de ameaça ou constrangimento ao cliente na cobrança.
Além disso, certifique-se de incluir as informações de identificação da empresa nos e-mails, como nome, CNPJ e setor responsável pela cobrança.
2. Informe os detalhes da dívida
Para uma cobrança eficaz e legal, é importante fornecer todas as informações relevantes sobre a dívida.
Assim, é preciso especificar a data de vencimento, o valor atualizado da cobrança e a identificação da compra ou contrato que originou o débito.
Da mesma forma, o e-mail de cobrança deve conter as formas de pagamento disponíveis e canais de contato da empresa.
3. Mantenha a cordialidade nas mensagens
Embora as mensagens possam se tornar mais sérias com o tempo de inadimplência, é crucial manter um tom cordial para preservar a relação com o cliente
Além disso, é recomendável colocar um aviso solicitando desconsiderar a cobrança, caso o débito já tenha sido pago, nos e-mails.
4. Escolha um assunto adequado
O campo do assunto deve ser escolhido com cuidado para aumentar as chances de o e-mail ser aberto e a negociação dar certo.
Para isso, considere incluir a palavra “cobrança” no assunto, seguindo o estilo de comunicação da sua empresa.
Além disso, adapte o assunto conforme o tempo de atraso da dívida para aumentar a efetividade dos e-mails de cobrança.
Leia também | Como negativar um cliente devedor: tudo o que você precisa saber
Como cobrar clientes por e-mail: modelos de mensagens
Sabemos que escrever um e-mail de cobrança do zero pode ser desafiador. Por isso, além de aplicar as dicas do último tópico, você pode usar os textos abaixo como referência.
5. Lembrete de vencimento de um boleto
O texto a seguir pode ser usado para um e-mail próximo à data de vencimento do boleto, no intuito de evitar atraso por esquecimento.
Olá, _________________!
Somos da empresa _______________ e gostaríamos de lembrar que seu boleto referente à compra do produto/serviço ______________ está prestes a vencer nos próximos dias. O valor acordado foi de _____________.
Para facilitar o processo de pagamento, estamos enviando o boleto anexo e o respectivo código de barras: ________________________________________________________________________.
Se houver alguma dúvida ou se você quiser conhecer outras formas de pagamento aceitas, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco. Você pode responder a este e-mail ou enviar uma mensagem para nós pelo número ______________.
Por favor, ignore este e-mail se você já efetuou o pagamento.
Ficaremos felizes em ajudá-lo(a)!
Atenciosamente,
Departamento de cobrança — (Nome da Empresa e CNPJ)
6. E-mail de cobrança para um boleto vencido
Por ter um tom mais sério e formal, o texto a seguir pode ser usado para cobrar boletos vencidos há 15 dias ou mais, respeitando a régua de cobrança da empresa.
Olá, _________________!
Nós, da empresa _______________, estamos escrevendo para pedir que você entre em contato o mais rápido possível e evite multas e juros.
Infelizmente, identificamos que existem débitos pendentes em seu nome e é do nosso interesse entender o que ocorreu e trabalhar com você para solucionar a situação.
Compreendemos que ter contas atrasadas é muito desagradável e queremos ajudá-lo(a) a quitar essa dívida, dentro do possível.
Por isso, pedimos que entre em contato conosco para discutirmos novas formas de pagamento e prazos para regularizar a situação.
Você pode optar por responder a este e-mail ou enviar uma mensagem para nós pelo número ______________.
Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, ignore este e-mail.
Estamos à disposição para ajudá-lo(a)!
Atenciosamente,
Departamento de Cobrança — (Nome da Empresa e CNPJ)
Dica 7: como automatizar a cobrança de boletos por e-mail
O boleto de cobrança ainda é um meio de pagamento bastante utilizado no Brasil. Logo, é importante oferecer essa opção ao público, o que pode até ajudar a vender mais.
Porém, fazer a cobrança de todos os boletos em aberto pode ser um desafio. Mais ainda quando a empresa tem um time enxuto.
Afinal, escrever e enviar um e-mail para cada cliente com um boleto vencido ou a vencer pode consumir um tempo considerável, certo? Um tempo que poderia ser investido em ações mais estratégicas.
Aliás, vale dizer que os lembretes de vencimento por e-mail também fazem parte da estratégia de cobrança, evitando que o cliente deixe de quitar o boleto no prazo por esquecimento.
Aqui entra a dica que prometemos no início do post: como automatizar sua cobrança por e-mail gratuitamente. Você pode ter essa facilidade com a gestão de cobrança da Cora, gratuita e simples de usar.
A propósito, a gestão de cobrança é um dos recursos da Cora, uma conta PJ sem tarifas e disponível para todas as categorias de CNPJ (ME, EPP, LTDA, etc.).
Portanto, se você ainda não é cliente Cora, o primeiro passo para usar a nossa gestão de cobrança é abrir uma conta gratuita para a sua empresa.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
Entenda como as notificações de cobrança funcionam
Como adiantamos, a gestão de cobrança da Cora permite configurar notificações automáticas para cobrar clientes por e-mail.
Na prática, basta programar com qual frequência você quer que a Cora lembre o cliente de pagar o boleto (2 dias antes do vencimento, por exemplo).
Sendo assim, você configura o lembrete na hora em que emite a cobrança e deixa o resto por nossa conta.
Além disso, a gestão de cobrança da Cora permite salvar seus próprios modelos de boleto, personalizando as notificações de cobrança e outros detalhes (como desconto, juros e multa).
Sem falar que você pode controlar todas as cobranças emitidas, organizadas por status de pagamento (a vencer, pago ou em aberto).
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Agora você já sabe como cobrar um cliente inadimplente por e-mail e poupar tempo automatizando as mensagens de cobrança na sua empresa. Até a próxima!
