Uma carta proposta de prestação de serviços bem elaborada pode ser a diferença entre conseguir ou não fechar negócio.
Além disso, a proposta é fundamental para alinhar expectativas antes de assumir a realização de um serviço, apresentando questões como preço e forma de pagamento, condições e cronograma.
Neste artigo, vamos explicar a função da carta proposta de prestação de serviços e o que não pode faltar nesse documento. Também preparamos um modelo gratuito para você.
Qual a função da carta proposta de prestação de serviços?
Como adiantamos, a carta proposta de prestação de serviços é um documento que detalha um serviço a ser realizado, especificando valores, prazos, condições e outros pontos relevantes para a negociação.
Sendo assim, a proposta comercial de prestação de serviços tem função similar à do orçamento, porém, é um documento mais completo, pois não se limita às condições de pagamento.
Do mesmo modo, a proposta difere da apresentação comercial, que serve para atrair potenciais clientes em uma estratégia de prospecção direta, apresentando os serviços oferecidos e diferencias da empresa.
Já a carta proposta é uma oferta individualizada dos serviços e condições, ou seja, deve ser elaborada conforme a demanda de cada cliente, embora você possa usar um modelo como referência.
Aliás, é bom lembrar que, apesar do nome “carta”, você também pode enviar a proposta por meios digitais, como e-mail ou WhatsApp.
Mas, dependendo do serviço e do perfil de clientes, é recomendável não apenas enviar a carta proposta de serviços, mas fazer uma reunião (presencial ou remota) para apresentar todos os pontos e tirar eventuais dúvidas.
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Como fazer uma carta proposta de prestação de serviços?
Aspectos como a apresentação visual e até a linguagem usada na carta proposta de prestação de serviços podem mudar de um segmento para outro.
Porém, existem elementos básicos que não podem faltar em uma proposta comercial de serviços, que você confere a seguir:
Título
Essa parte da proposta deve conter o nome e/ou logotipo da sua empresa, além de indicar a quem a proposta é dirigida (pessoa cliente ou empresa).
Escopo do serviço
Aqui, você deve apresentar em detalhes quais atividades serão realizadas, incluindo reuniões, ajustes, entrega de relatórios, etc.
Cronograma
Caso a prestação de serviço ocorra por etapas, detalhe os prazos parciais de entrega e o período total para conclusão.
Investimento e forma de pagamento
Detalhe o valor dos serviços e a forma de pagamento, que pode ser à vista, parcelado ou por cobrança recorrente, dependendo da atividade.
Condições gerais
Nessa parte, você pode especificar informações ou acessos necessárias para execução do serviço que a pessoa contratante deve fornecer e outras condições.
Validade
Colocando prazo de validade na carta proposta de prestação de serviços, você já sabe exatamente até quando pode esperar pela resposta, podendo inclusive enviar um lembrete a quem solicitou.
A propósito, o prazo de validade mínimo é de 10 dias, pois essa é a regra para orçamentos de serviços prevista no artigo 40 do CDC (Código de Defesa do Consumidor).
Aceite
Informar como a pessoa cliente deve formalizar o aceite da carta proposta (assinatura da carta impressa, assinatura digital ou confirmação do aceite por e-mail, por exemplo).
Acordo de confidencialidade
Ainda que não seja obrigatório, você pode colocar também um acordo de confidencialidade, se avaliar que a divulgação da proposta comercial a concorrentes é prejudicial para o seu negócio.
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Modelo gratuito de carta proposta de prestação de serviços
Embora a carta proposta de prestação de serviços seja um documento individual, você pode usar o modelo a seguir como referência na hora de montar a sua.
Carta Proposta de Prestação de Serviços
À (nome da empresa contratante)
Aos cuidados de (nome da pessoa responsável, se houver)
Encaminhamos esta carta proposta para contratação dos serviços de (___).
Desde já agradecemos a oportunidade e nos colocamos à disposição para solucionar dúvidas em relação à presente proposta e para avaliar possíveis alterações na mesma.
Atenciosamente,
(nome e sobrenome da pessoa responsável pelo envio da carta proposta)
(e-mail e telefone de contato)
Termo de confidencialidade
Este documento, assim como seu conteúdo, deve ser tratado como propriedade confidencial da [nome da empresa], não podendo ser divulgado a terceiros ou reproduzido sem prévia autorização e aprovação da (nome da empresa).
Informações técnicas eventualmente obtidas durante a realização das atividades envolvidas nesta proposta comercial, como especificação, funcionamento ou planos de ação a serem executados são igualmente confidenciais e sigilosas.
Apresentação
(Breve apresentação sobre o serviço oferecido e contexto de envio da carta proposta)
Escopo
(Liste as atividades que serão desenvolvidas)
Cronograma
(Detalhamento de todas as datas de prestação do serviço e entregas a serem realizadas)
Investimento e condições de pagamento
(Especificar o valor do serviço, forma e prazo de pagamento)
A aceitação dos termos e condições presentes nessa proposta será oficializada por (especificar forma de aceite)
Esta carta proposta de prestação de serviços é válida até (data)
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A proposta de prestação de serviços foi aceita, e agora?
Em serviços pontuais ou de valor reduzido, você pode usar a carta proposta para formalizar a prestação, substituindo o contrato de serviço.
Nesse caso, após o aceite, você já pode iniciar as atividades, conforme as condições previstas na proposta.
Porém, o recomendável é utilizar um contrato de prestação de serviço, especialmente em projetos de maior valor e para atividades realizadas de forma contínua.
Pois, esse documento apresenta as obrigações e direitos de cada parte em detalhes, podendo inclusive prever penalidades (cobrança de multa, por exemplo), em caso de cancelamento de contrato de prestação de serviços.
E, assim como a carta proposta pode ter variações, existem diferentes tipos de contrato de prestação serviços.
Existem ainda documentos que comprovam a realização e o recebimento pelos serviços acordados na proposta e/ou contrato, como a recibo de prestação de serviços e a nota fiscal.
Sendo que, para emissão da nota, é necessário ter um CNPJ ou fazer a emissão avulsa, mediante cadastro na prefeitura da cidade onde os serviços são prestados.
Aliás, temos um conteúdo explicando como emitir nota fiscal de prestação de serviços, caso você ainda tenha dúvidas sobre o assunto.
Agora você já sabe o que uma carta proposta de prestação de serviços deve contar e pode usar o modelo apresentado para criar suas versões.
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